[Tư vấn] 7 cách để lựa chọn máy scan tốt nhất

Máy scan (máy quét) là một trong những thiết bị văn phòng quan trọng. Không chỉ giúp lưu trữ lại thông tin mà nó còn tiết kiệm thời gian giao dịch và chi phí trong văn phòng của bạn. Với 7 mẹo nhỏ dưới đây, bạn sẽ lựa chọn được chiếc máy scan phù hợp nhất cho nhu cầu sử dụng trong công việc.

1. Xác định rõ nhu cầu sử dụng

Hiện nay trên thị trường có 2 loại máy scan phổ biến là scan tài liệu và scan ảnh. Ngoài ra còn có một số máy scan khác như scan film, sách, báo, danh thiếp,...

Một số máy scan hiện nay hỗ trợ bạn scan không cần máy tính và có thể kết nối để gửi file đến điện thoại, email,.... qua mạng nội bộ, Wifi. Đặc biệt bạn có thể lựa chọn máy scan kết hợp cả để bàn và di động nhờ thiết kế khay nạp giấy tự động.

Hiểu rõ nhu cầu sử dụng sẽ giúp bạn xác định chính xác các tính năng trên máy scan mà bạn cần và sở hữu được chiếc máy scan đáp ứng mọi nhu cầu cần thiết.

2. Máy scan có khay scan phẳng (Flatbed)

Với các hình ảnh hoặc các loại giấy tờ dễ rách, bạn sẽ cần đến khay scan phẳng (loại máy scan mở nắp). Trên thực tế các loại giấy tờ này vẫn có thể scan trên các dòng máy có hỗ trợ khay nạp giấy tự động ADF, tuy nhiên việc scan lại gây ảnh hưởng xấu tới độ bền của giấy tờ, gây ra hiện tượng rách hoặc nhăn. May mắn là với các dòng máy scan đời mới đều được trang bị phụ kiện bảo vệ tài liệu mỏng giúp ngăn ngừa đáng kể hiện tưởng hư hỏng. Tuy nhiên, thay vào đó, chất lượng bản scan sẽ bị suy giảm.

3. Máy scan có khay nạp giấy thủ công

Nếu bạn có nhu cầu scan tài liệu thường xuyên, scan nhiều lần một trang  và liên tục trong thời gian dài thì bạn cần sử dụng khay nạp giấy. Việc lặp đi lặp lại thao tác mở nắp và đặt tài liệu vào khay kính phẳng liên tục sẽ tốn kém rất nhiều thời gian của bạn.

Khi đó, khay nạp giấy tự động (ADF) là giải pháp tối ưu. Bạn có thể scan toàn bộ tài liệu mà vẫn rảnh tay làm công việc khác được. Các dòng máy scan hiện nay đều có khay nạp giấy tự động lên đến cả trăm tờ đi kèm khả năng xử lý các giấy tờ dạng thẻ cứng.

4. Máy scan hỗ trợ scan 2 mặt

Scan 2 mặt là tính năng cho phép scan 2 mặt của một trang giấy cùng một lúc mà không phải đảo bản gốc. Nếu bạn có nhu cầu khay nạp giấy tự động, và tài liệu của bạn được in 2 mặt thì máy scan 2 mặt là lựa chọn tối ưu.

Đặc điểm các loại máy này là được trang bị 2 camera, do đó có thể sao chụp cùng một lúc 2 mặt của một tờ giấy cùng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, tuy nhiên giá thành sẽ cao hơn máy scan 1 mặt.

5. Độ phân giải của máy scan

Đa số các dòng máy scan mới nhất đều mang lại chất lượng bản scan tương đối tốt. Chỉ với độ phân giải 200 điểm ảnh/inh (ppi) đã đủ mang lại chất lượng để tham khảo, 300 ppi là hoàn hảo với các nhu cầu khác nhau. Nếu bạn có nhu cầu scan ảnh chất lượng cao để in ấn hoặc cắt một phần bức ảnh thì độ phân giải 600ppi là quá đủ.

Tuy nhiên, một số loại tài liệu đòi hỏi độ phân giải rất cao. Ví dụ nếu bạn muốn scan film hoặc âm bản 35mm để in với kích thước lớn thì độ phân giải tối thiểu phải là 4800ppi

6. Kích cỡ tài liệu cần scan

Đây là một trong những điểm mà người mua dễ bỏ qua nhất, nhưng nó lại đóng vai trò rất quan trọng. Bạn có nhu cầu scan giấy khổ A4 hay A3 hay cả 2. Lựa chọn đúng khổ giấy sẽ giúp bạn lựa chọn được dòng máy scan phù hợp, tránh lãng phí tiền bạc.

7. Phần mềm đi kèm máy scan

Để tạo ra sự khác biệt sản phẩm, mỗi hãng sẽ đi kèm các phần mềm chuyên biệt đặc trưng cho từng hãng. Một mặt giúp quảng bá cho sản phẩm, tăng doanh số, mặt khác như một tuyên bố bản quyền cho những chức năng chỉ có trên các máy của hãng đó.

Tùy thuộc nhu cầu của bạn,  các phần mềm có thể bạn sẽ cần dùng đến như : chỉnh sửa ảnh, nhận dạng kí tự quang học (OCR), tạo file PDF có thể tìm kiếm, scan danh thiếp,…

Một số sản phẩm máy scan được mua nhiều tại Phúc Anh

[Products:33966,33967,44283,41617,20517,43713,45960,47807]

Trên đây là kinh nghiệm của Phúc Anh về 7 cách để giúp bạn lựa chọn máy scan tốt nhất, phù hợp với nhu cầu. Nếu bạn đang cần tư vấn, mua sắm các sản phẩm máy scan thì hãy liên hệ ngay với Phúc Anh nhé. Xin chào và hẹn gặp lại các bạn.