Cách lưu file excel đơn giản nhất trên máy tính và di động

Excel là ứng dụng bảng tính phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng rộng rãi trong công việc và học tập. Việc lưu file Excel rất dễ dàng, nhưng nếu không được lưu đúng cách sẽ gây ra điều mà người dùng không muốn nhất “mất dữ liệu”. Ở bài viết dưới đây, Phúc Anh xin hướng dẫn bạn cách lưu file Excel nhanh nhất, dễ dàng nhất ai cũng làm được.

Lưu file excel trên máy tính 

Cú pháp dễ nhất để lưu file Excel trên máy tính mà bạn có thể làm là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn vào biểu tượng Save trên thanh công cụ. 

Khi lần đầu tiên lưu file, hệ thống sẽ yêu cầu bạn đặt tên và chọn vị trí lưu trữ. Hãy đặt tên file dễ nhớ để thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này rồi chọn vị trí lưu là xong nha. Nếu không chọn vị trí, thông thường máy sẽ tự động lưu và ổ Document trong ổ C.

Lưu file excel trên điện thoại

 Với phần mềm Excel trên điện thoại, máy tính bảng, để lưu lại file excel, bạn thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm tròn ở góc phải phía trên màn hình > Chọn Lưu.

Bước 2: Nhấn vào mục Đổi tên tệp này rồi gõ tên muốn lưu

Bước 3: Nhấn Hoàn tất là xong.  

Tính năng Save và Save As của Excel

Để lưu một bảng tính, văn bản hay một slide trình chiếu trong bộ ứng dụng văn phòng của Microsoft, bạn có thể dùng 2 chức năng là "Save" (Lưu) và "Save As" (Lưu thành...). Dưới đây là đặc điểm cụ thể của 2 tính năng đó:

- Lệnh Save (Lưu) cho phép bạn ghi lại các thay đổi trên tệp gốc hiện tại bằng phím tắt Ctrl + S, thích hợp khi bạn muốn lưu nhanh những chỉnh sửa mới nhất mà không cần đổi tên hay vị trí lưu, ví dụ như khi chỉnh sửa tệp BangLuong.xlsx và nhấn "Save" thì các thay đổi sẽ được lưu trực tiếp vào tệp đó.

- Lệnh Save As (Lưu thành...) cho phép bạn tạo một bản sao của tệp hiện tại với tên, vị trí lưu hoặc định dạng khác, thích hợp khi bạn muốn giữ nguyên tệp gốc và lưu một phiên bản mới, ví dụ như khi mở BangLuong.xlsx và chọn "Save As" để lưu thành BangLuong_T6.xlsx, bạn sẽ có một tệp mới riêng biệt với nội dung đã chỉnh sửa.

Tính năng AutoSave của Excel - tự động lưu và khôi phục file

Excel có tính năng AutoSave giúp tự động lưu file định kỳ, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu khi xảy ra sự cố. Bạn có thể bật tính năng này trong File Options và điều chỉnh thời gian lưu tự động theo nhu cầu.

Nếu Excel bị đóng đột ngột, tính năng AutoRecover sẽ giúp khôi phục phiên bản gần nhất của file.

Các định dạng file excel phổ biến

Excel hỗ trợ nhiều định dạng file khác nhau. Định dạng .xlsx là chuẩn mặc định của Excel hiện đại, tương thích tốt và hỗ trợ đầy đủ các tính năng. Định dạng .xls là phiên bản cũ, phù hợp khi cần tương thích với Excel 2003 trở về trước. Ngoài ra, bạn có thể lưu dưới dạng .csv để xuất dữ liệu thô hoặc .pdf khi muốn chia sẻ file không thể chỉnh sửa.

Lưu file với mật khẩu bảo vệ

Khi làm việc với dữ liệu nhạy cảm, việc bảo vệ file bằng mật khẩu là cần thiết. Trong menu File, chọn Info, sau đó chọn Protect Workbook và nhập mật khẩu mong muốn. Hãy chọn mật khẩu mạnh và ghi nhớ cẩn thận vì việc khôi phục mật khẩu Excel rất khó khăn.

Lưu trữ trên cloud

Việc lưu file Excel trên OneDrive hoặc Google Drive giúp đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị và tạo bản sao lưu an toàn. Bạn có thể truy cập và chỉnh sửa file từ bất kỳ đâu có kết nối internet, đồng thời chia sẻ dễ dàng với đồng nghiệp.

Việc nắm vững cách lưu file Excel sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và bảo vệ dữ liệu quan trọng một cách tối ưu.

Theo dõi Phúc Anh để biết được nhiều mẹo hay hơn bạn nhé!