File XLSX là định dạng bảng tính mặc định của Microsoft Excel kể từ phiên bản 2007, được xây dựng trên nền tảng Open XML hiện đại. Định dạng này không chỉ giúp lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn, giảm dung lượng tệp mà còn hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao và tăng cường bảo mật. Nhờ khả năng tương thích linh hoạt, file XLSX có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa trên nhiều nền tảng khác nhau, kể cả các ứng dụng thay thế như WPS Office hay Google Sheets. Hãy cùng Phúc Anh khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

Phân biệt XLSX với XLS: Có gì khác biệt?

Trong khi XLSX là định dạng hiện đại thì XLS là định dạng cũ hơn sử dụng trong Excel 2003 trở về trước. XLS sử dụng cấu trúc nhị phân, có dung lượng lớn hơn và không hỗ trợ một số tính năng như bảng biểu động, biểu đồ hiện đại hoặc macro nâng cao. Dù vẫn còn sử dụng trong một số hệ thống kế toán cũ, XLS đang dần được thay thế hoàn toàn bởi XLSX.

Cách chuyển đổi file XLSX sang XLS đơn giản

Nếu bạn cần tương thích ngược với các hệ thống hoặc phần mềm cũ, việc chuyển đổi từ XLSX sang XLS rất dễ thực hiện. Người dùng có thể mở file XLSX bằng Microsoft Excel, chọn tính năng “Lưu thành” và chọn định dạng “Excel 97-2003 Workbook (.xls)”. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số tính năng hiện đại có thể không hoạt động nếu bạn lưu theo định dạng cũ.

Chuyển đổi sang CSV: Đơn giản hóa dữ liệu để chia sẻ

Định dạng CSV lưu dữ liệu dưới dạng văn bản thuần túy, mỗi dòng là một hàng và mỗi dấu phẩy phân cách giữa các cột. Đây là định dạng lý tưởng để chia sẻ hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống khác như phần mềm kế toán, hệ thống CRM hoặc cơ sở dữ liệu. Excel hỗ trợ lưu CSV trực tiếp qua menu Lưu thành. Tuy nhiên, cần kiểm tra lại dấu phân cách và mã hóa để tránh lỗi khi mở file ở nền tảng khác.

Xuất file XLSX thành PDF để chia sẻ không bị thay đổi

Khi bạn cần gửi bảng tính cho người khác xem mà không cho phép chỉnh sửa, PDF là lựa chọn an toàn nhất. Excel có hỗ trợ xuất trực tiếp sang PDF với tùy chọn điều chỉnh vùng in, bố cục trang và chất lượng. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng các công cụ online như SmallPDF hoặc WPS PDF để chuyển đổi nhanh chóng.

Tổng kết: Sử dụng linh hoạt để phục vụ đa mục đích

File XLSX là định dạng chuẩn, đa năng và dễ chuyển đổi. Việc hiểu rõ ưu nhược điểm của từng định dạng như XLS, CSV hay PDF sẽ giúp bạn xử lý tài liệu hiệu quả, phục vụ tốt hơn cho cả công việc lẫn học tập.