Hướng dẫn cách sử dụng Lark Suite trong công việc cho người mới bắt đầu

Lark Suite là một nền tảng làm việc đang được nhiều người Việt tin dùng trong những năm gần đây với hàng loạt tính năng thông minh. Những điều này đã mang đến trải nghiệm làm việc liền mạch, hiện đại và tối ưu cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Phúc Anh sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Lark Suite trong công việc cho người mới, giúp bạn nhanh chóng làm quen và khai thác tối đa sức mạnh của nền tảng này.

Lark Suite là gì?

Lark Suite là một nền tảng làm việc hợp nhất của ByteDance (công ty mẹ TikTok), được ra mắt vào năm 2019. Nền tảng này đã và đang trở thành công cụ đắc lực cho các nhóm làm việc nhờ vào khả năng tích hợp chat, email, tài liệu, lịch họp, chấm công và nhiều tính năng thông minh khác. 

Hướng dẫn đăng ký và cài đặt Lark cho người mới

Trước khi sử dụng Lark, bạn cần tạo tài khoản và cài đặt ứng dụng. Quá trình này khá nhanh gọn, cho phép người dùng tiếp cận ngay các tính năng ưu việt mà nền tảng mang lại. Khi đã hoàn tất việc cài đặt, bạn có thể bắt đầu khám phá cách sử dụng Lark để nâng cao hiệu suất làm việc và phối hợp nhóm hiệu quả hơn.

Cách cài đặt

Để bắt đầu sử dụng trọn bộ công cụ hỗ trợ công việc từ LarkSuite, bạn cần cài đặt ứng dụng trên thiết bị của mình.

Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Lark để tải phần mềm.

Bước 2: Chọn đúng phiên bản tương thích với hệ điều hành mà bạn đang sử dụng – có thể là Windows, macOS, iOS hoặc Android.

Bước 3: Nhấn vào nút “Tải xuống” và làm theo hướng dẫn hiển thị trên màn hình để cài đặt ứng dụng hoàn chỉnh.

Cách đăng ký

Ngay sau khi cài đặt thành công ứng dụng, bạn có thể tiến hành đăng ký tài khoản để bắt đầu làm quen với Lark và tận hưởng các tính năng nổi bật của nền tảng.

Bước 1: Nhấn vào nút “Get Started”, nhập địa chỉ email hoặc số điện thoại, sau đó chọn “Next” để nhận và điền mã xác minh.

Bước 2: Cung cấp các thông tin cần thiết như hồ sơ cá nhân và tên tổ chức, rồi nhấn “Create for Free” để tiếp tục.

Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần tạo mật khẩu đăng nhập để hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản Lake Suite.

Cách sử dụng Lark Suite theo các tính năng

Để tận dụng tối đa lợi ích mà LarkSuite mang lại, việc làm chủ từng tính năng trong phần mềm là điều thiết yếu. Từ quản lý tài liệu cho đến phân công công việc trong dự án, mỗi công cụ trong Lark đều được thiết kế nhằm tối ưu hóa năng suất làm việc.

Lark Messenger

Lark Messenger là trung tâm giao tiếp và quản lý tiến độ trong Lark Suite. Ngoài nhắn tin cơ bản, nó cho phép gửi tin nhắn khẩn cấp tới toàn bộ nhân viên hoặc cá nhân cụ thể. Người dùng có thể tạo cuộc trò chuyện tạm thời và trích xuất văn bản từ hình ảnh, tiết kiệm thời gian nhập liệu. Đặc biệt, với nguyên lý "chat-centric", mọi cập nhật công việc đều được thông báo tự động trong Messenger, giúp đồng nghiệp và quản lý theo dõi tiến độ nhanh chóng và tương tác trực tiếp, chỉnh sửa ngay trong cửa sổ chat.

Cách bước sử dụng:

Bước 1: Mở Lark Messenger, chọn biểu tượng “Tạo nhóm mới” (New Group), sau đó thêm các thành viên để bắt đầu cuộc trò chuyện nhóm.

Bước 2: Gửi tin nhắn văn bản hoặc sử dụng sticker để biểu đạt cảm xúc một cách sinh động.

Bước 3: Ngoài ra, bạn cũng có thể ghim những thông báo quan trọng để mọi người trong nhóm dễ dàng theo dõi và không bỏ sót thông tin.

Lark Mail

Lark Mail là giải pháp email toàn diện, phá bỏ rào cản trong lưu trữ và trao đổi thông tin bằng sự tích hợp sâu rộng với bộ công cụ Lark Suite. Với khả năng sử dụng tên miền riêng cho doanh nghiệp cùng các tính năng quản lý thông minh như Hòm thư thông minh, lọc và gắn nhãn, Lark Mail giúp tổ chức thông tin khoa học, nhanh chóng và hiệu quả. 

Đặc biệt, tính năng gửi tin nhắn nhóm chỉ trong tích tắc cùng khả năng chia sẻ email trực tiếp qua Lark Messenger tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho sự phối hợp và giao tiếp nội bộ.

Lark Calendar

Lark Calendar là trợ lý cá nhân đáng tin cậy, giúp người dùng giảm bớt việc ghi nhớ thủ công nhờ tính năng gửi thông báo tự động. Với khả năng đồng bộ liền mạch cùng Google Calendar và Apple Calendar, ứng dụng này cho phép quản lý lịch trình và công việc trong một giao diện duy nhất, tránh rườm rà chuyển đổi dữ liệu. 

Thêm vào đó. do được tích hợp cùng hệ sinh thái Lark Suite, ứng dụng này còn hỗ trợ thông báo sự kiện qua Lark Messenger, giúp toàn bộ nhân sự, từ lãnh đạo đến nhân viên, dễ dàng theo dõi và phối hợp lịch làm việc mà không cần hỏi han mất thời gian.

Lark Meeting

Lark Meetings là giải pháp họp trực tuyến toàn diện và hiệu quả. Thay vì phải mở nhiều cửa sổ phức tạp, công cụ Magic Share cho phép mọi người cùng chỉnh sửa tài liệu (Lark Docs, Lark Sheet) ngay trong một cửa sổ họp duy nhất, đảm bảo sự phối hợp liền mạch mà không làm gián đoạn ai. 

Người dùng cũng dễ dàng theo dõi nội dung theo tốc độ của bản thân hoặc người trình bày chỉ với một cú nhấp chuột. Ngoài ra, còn có tính năng phụ đề tự động, dịch phụ đề và nhiều công cụ hỗ trợ khác giúp nâng cao trải nghiệm cộng tác trong mỗi cuộc họp.

Hướng dẫn sử dụng Lark Meetings để tổ chức và tham gia cuộc họp nhanh chóng:

Bước 1: Mở ứng dụng Lark, chọn biểu tượng Meetings. Nhấn Start a Meeting để bắt đầu họp ngay hoặc chọn Schedule để đặt lịch họp theo thời gian mong muốn.

Bước 2: Thiết lập camera, micro và loa để đảm bảo âm thanh, hình ảnh chất lượng trong suốt buổi họp.

Bước 3: Trong cuộc họp, bạn có thể bật/tắt micro, chia sẻ màn hình, gửi tin nhắn qua cửa sổ chat hoặc ghi lại toàn bộ nội dung họp khi cần thiết.

Lark Minutes

Lark Minutes là công cụ ghi chép thông minh, giúp lưu lại nội dung các cuộc họp, buổi đào tạo, phỏng vấn hay khóa học để dễ dàng tra cứu và sử dụng về sau.

Không chỉ ghi âm, Lark Minutes còn có khả năng chuyển giọng nói thành văn bản, hiển thị phụ đề tự động và dịch nội dung giữa nhiều ngôn ngữ. Đặc biệt, người dùng có thể chia sẻ bản ghi để cả nhóm cùng chỉnh sửa, bình luận và thể hiện cảm xúc trực tiếp trên tài liệu.

Lark Base

Lark Base là một nền tảng cơ sở dữ liệu thế hệ mới có cho phép tổng hợp thông tin, xử lý dữ liệu và xây dựng quy trình tự động một cách đơn giản cho các cá nhân, bộ phận mà không cần dùng đến code. Với nhiều chế độ hiển thị như Grid, Kanban, Gantt, Calendar,… người dùng có thể dễ dàng theo dõi và vận hành công việc. 

Lark Approval

Lark Approval là công cụ phê duyệt thông minh, giúp doanh nghiệp tạo và quản lý quy trình phê duyệt chỉ với vài thao tác kéo – thả. Giao diện mượt mà, biểu mẫu có sẵn và khả năng thiết lập không cần code giúp tối ưu thời gian xử lý, giảm rườm rà và phù hợp với nhiều bộ phận như Hành chính, Nhân sự, Kế toán

Các bước sử dụng:

Bước 1: Truy cập Approval từ trang giao diện chính.

Bước 2: Kéo thả các ô nhập thông tin (tên, ngày, nội dung,…) để tạo form phù hợp nhu cầu. Sau đó xác định người phê duyệt, điều kiện chuyển/phân xử, các quyền chỉnh sửa hoặc chuyển quyền phê duyệt nếu cần.

Bước 3: Vào mục Submit Request, chọn form đã tạo hoặc template để điền thông tin, gửi yêu cầu. Sau khi gửi, bạn có thể theo dõi trạng thái, người duyệt được phép xem toàn bộ quy trình cũng như lịch sử tương tác.

Lark Docs

Lark Docs là công cụ soạn thảo tài liệu cho phép người dùng viết, chia sẻ và cộng tác trực tiếp trên cùng một file theo thời gian thực. Không chỉ dừng lại ở văn bản, Lark Docs hỗ trợ chèn hình ảnh, video, bảng biểu, flowchart, mindmap và nhiều định dạng khác như Word, Excel, PDF, Figma,…

Với giao diện trực quan, khả năng chia sẻ nhanh qua Lark Messenger, cùng các template có sẵn, Lark Docs giúp bạn trình bày nội dung chuyên nghiệp, dễ theo dõi và phù hợp cho mọi nhu cầu làm việc từ cá nhân đến doanh nghiệp.

Các bước sử dụng:

Bước 1: Mở ứng dụng Lark, chọn mục New -> Docs từ thanh công cụ bên trái.

Bước 2: Nhập, chỉnh sửa nội dung ngay trong giao diện Lark Docs. 

Bước 3: Nhấn nút Share ở góc trên bên phải để chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp qua email, liên kết hoặc nhóm Lark.

Lark Wiki

Lark Wiki là công cụ xây dựng kho tri thức chung cho doanh nghiệp, nơi lưu trữ và quản lý tập trung các tài liệu quan trọng như quy định nội bộ, quy trình làm việc, hướng dẫn nhân sự,…

Thay vì để tài liệu rải rác, khó tìm, Lark Wiki giúp bạn tạo, phân loại và chia sẻ nội dung một cách khoa học. Quản lý có thể dễ dàng phân quyền truy cập, đảm bảo tính bảo mật cho từng dự án hoặc bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả phổ cập thông tin và giữ vững tính nhất quán trong tổ chức.

Lark Attendance

Lark Attendance là công cụ chấm công thông minh thuộc hệ sinh thái Lark, giúp doanh nghiệp theo dõi giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác, minh bạch và linh hoạt.

Với khả năng điểm danh qua GPS, Wi-Fi, máy chấm công, cùng tính năng đăng ký nghỉ phép, đi công tác, làm việc từ xa (WFH), Lark Attendance hỗ trợ quản lý thời gian làm việc theo thời gian thực – kể cả khi nhân viên không làm tại văn phòng.

Đặc biệt, công cụ này còn tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng trong Lark và phần mềm nhân sự khác, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chấm công – tính lương, nâng cao kỷ luật và giảm thiểu sai sót trong vận hành.

Các bước sử dụng:

Bước 1: Đầu tiên, người dùng cần truy cập mục Workplace, chọn Attendance trong giao diện phần mềm.

Bước 2: Tiếp tục chọn Add Attendance Group, đặt tên nhóm, chọn đối tượng áp dụng, lịch làm việc cụ thể (giờ check-in/out, ngày làm việc trong tuần).

Bước 3: Sau khi nhóm chấm công hoạt động, vào phần Attendance Reports để theo dõi tổng quan tình trạng đi làm, đi muộn, nghỉ phép… của từng nhân viên.

Lark Form

Lark Form là công cụ tạo biểu mẫu trực tuyến miễn phí, cho phép người dùng dễ dàng thiết kế các biểu mẫu khảo sát, đăng ký, phản hồi hay đơn đặt hàng chỉ trong vài phút – mà không cần biết lập trình.

Với giao diện kéo – thả trực quan, bạn có thể tùy chỉnh biểu mẫu theo thương hiệu riêng bằng cách thêm logo, hình ảnh, màu sắc,… Lark Form cũng cung cấp sẵn nhiều mẫu và chủ đề chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian.

Đặc biệt, dữ liệu thu thập từ Lark Form có thể tự động đồng bộ với Lark Base, giúp doanh nghiệp phân tích, tổng hợp và xử lý thông tin một cách hệ thống, chính xác và nhanh chóng.

Lark OKR 

Lark OKR là công cụ quản lý mục tiêu được thiết kế để hỗ trợ cả cá nhân và nhóm làm việc, thúc đẩy văn hóa minh bạch và cởi mở trong doanh nghiệp.

Nền tảng này giúp mọi người tập trung rõ ràng vào các mục tiêu và kết quả then chốt đã đề ra, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng hiệu quả phương pháp quản trị OKR và nâng cao năng suất làm việc đáng kể.

Lark Moments

Lark Moments là mạng xã hội nội bộ giúp tăng cường sự tương tác và gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp.

Lark AnyCross 

Lark AnyCross là công cụ tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp vận hành nhanh chóng và linh hoạt nhờ giao diện kéo – thả trực quan. Công cụ cho phép kết nối liền mạch giữa các ứng dụng trong hệ sinh thái Lark Suite, như liên kết dữ liệu chấm công từ Lark Attendance sang Lark Base để quản lý bảng lương hiệu quả.

Đồng thời, Lark AnyCross còn hỗ trợ tích hợp với các hệ thống bên ngoài như Jira, Trello, giúp tự động hóa quy trình và đồng bộ dữ liệu một cách trơn tru.

Trên đây là bài hướng dẫn sử dụng Lark Suite dành cho người mới bắt đầu. Hy vọng đây là tài liệu quan trọng giúp bạn làm quen và khai thác hiệu quả nền tảng Lark Suite nhằm dễ dàng tổ chức công việc hiệu quả hơn. 

Đừng quên theo dõi Phúc Anh để cập nhật thêm nhiều phần mềm quản lý tiên tiến khác! Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop văn phòng bền bỉ, hiệu năng ổn định, hỗ trợ công việc trơn tru mỗi ngày – đừng bỏ lỡ các mẫu laptop chính hãng đang được giảm giá hấp dẫn tại Phúc Anh. Đến ngay showroom hoặc truy cập website Phúc Anh để chọn mua sản phẩm phù hợp và nhận nhiều ưu đãi độc quyền!