Hướng dẫn cách sử dụng Notion, phần mềm quản lý công việc từ cơ bản đến nâng cao cho người mới bắt đầu

Trong thời đại số, việc quản lý công việc và ghi chú một cách khoa học đang trở thành nhu cầu thiết yếu với học sinh, sinh viên, freelancer và dân văn phòng. Một trong những công cụ đang được ưa chuộng nhất hiện nay chính là Notion – ứng dụng quản lý công việc “tất cả trong một” (all-in-one workspace). Vậy Notion là gì, cách sử dụng Notion ra sao và tại sao bạn nên trải nghiệm nó? Cùng tìm hiểu chi tiết ngay sau đây với Phúc Anh nhé.

Notion là gì? Có gì đặc biệt?

Notion là một phần mềm quản lý công việc và ghi chú linh hoạt, hoạt động dựa trên cơ chế “blocks” (khối). Mỗi khối có thể là đoạn văn bản, hình ảnh, video, bảng biểu, danh sách việc cần làm (to-do list), lịch biểu, thậm chí cả biểu đồ và cơ sở dữ liệu. Nhờ thiết kế dạng khối này, người dùng có thể tự do sáng tạo bố cục, trình bày và sắp xếp mọi thứ theo phong cách cá nhân.

Với hơn 50 loại khối khác nhau cùng kho template phong phú, Notion giúp người dùng ghi chú, xây dựng kế hoạch, làm Bullet Journal kỹ thuật số, theo dõi tiến độ học tập hay thậm chí quản lý team hiệu quả mà không cần dùng đến giấy bút truyền thống.

Cách đăng ký và đăng nhập Notion

Bước 1: Truy cập website chính thức tại notion.so

Bước 2: Nhấn vào nút “Log In” để bắt đầu

Bước 3: Chọn hình thức đăng nhập: tài khoản Google, Apple ID hoặc email cá nhân

Bước 4: Điền thông tin và xác nhận quyền truy cập

Bước 5: Chọn loại tài khoản bạn muốn sử dụng: Cá nhân hoặc nhóm

Hướng dẫn sử dụng Notion từ cơ bản đến nâng cao

Tạo Workspace – Không gian làm việc của bạn

Ngay sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy một không gian trống gọi là Workspace. Đây là nơi bạn quản lý tất cả nội dung trong Notion, từ ghi chú đơn giản đến dự án lớn. Notion hỗ trợ nhiều công cụ như bảng Kanban, lịch, bảng tính, timeline,... cho phép bạn sắp xếp công việc theo nhiều cách trực quan. Mọi thao tác đều có thể kéo thả bằng chuột, rất dễ sử dụng ngay cả với người mới. Bạn có thể dùng Notion để học tập, quản lý việc cá nhân, theo dõi tiến độ công việc nhóm hoặc làm nhật ký, Bullet Journal,... tất cả đều có thể thực hiện trong một nền tảng duy nhất.

Tạo và quản lý tài liệu

Bước 1: Khởi tạo một trang mới trong Notion

Đầu tiên, bạn hãy tạo một trang trắng để bắt đầu soạn thảo. Trên giao diện chính, chọn “New Page” ở menu bên trái để mở trang mới. Tại đây, bạn có thể dễ dàng xây dựng nội dung bằng cách kéo thả các khối (blocks) như văn bản, hình ảnh, bảng biểu,... Cách hoạt động linh hoạt này giúp bạn tổ chức tài liệu một cách trực quan và dễ tuỳ chỉnh.

Bước 2: Chèn hình ảnh vào trang tài liệu

Để thêm hình ảnh, bạn có thể dùng lệnh “/image” trong trang và nhấn Enter để hiển thị tuỳ chọn. Notion cho phép bạn:

• Tải ảnh từ thiết bị cá nhân

• Dán link hình ảnh trực tuyến

• Chọn ảnh từ thư viện miễn phí Unsplash

Việc thêm hình ảnh giúp tài liệu của bạn sinh động và dễ ghi nhớ hơn.

Bước 3: Định dạng văn bản nhanh chóng và trực quan

Trong Notion, bạn có thể sử dụng nhiều kiểu định dạng như:

• Text: Đoạn văn bản cơ bản

• Heading 1–3: Tiêu đề lớn, vừa, nhỏ

• Page: Chèn một trang con vào tài liệu

• To-do list: Tạo danh sách kiểm tra

Ngoài ra, bạn có thể nhấn đúp vào đoạn chữ để chỉnh định dạng như in đậm, in nghiêng, gạch ngang, đổi màu chữ,... Giao diện hiện đại cho phép bạn định dạng mà không cần sử dụng quá nhiều tổ hợp phím.

Bước 4: Thêm bảng dữ liệu vào nội dung

Khác với các công cụ soạn thảo thông thường như Word hay Google Docs, Notion hỗ trợ tạo bảng dữ liệu rất chuyên sâu. Để chèn bảng, chỉ cần nhập “/table” và chọn kiểu bảng bạn muốn. Mỗi cột trong bảng có thể gán tên, gắn tag, đính kèm tệp, liên kết,... giúp bạn theo dõi thông tin một cách rõ ràng, chuyên nghiệp.

Bạn có thể nhấp vào tên tiêu đề của từng cột để đổi tên hoặc chọn kiểu dữ liệu phù hợp: text, số, checkbox, tag,...

Ghi chú và tạo nhiệm vụ dễ dàng với Notion

Sử dụng Notion như công cụ ghi chú tiện lợi

Với tiện ích Web Clipper, người dùng có thể lưu lại nội dung từ web, bài học, tài liệu,... để đọc lại sau. Để bắt đầu ghi chú, hãy mở một trang mới, sau đó vào phần “Templates” → chọn mục “Education”. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy các mẫu ghi chú học tập như “Class Notes” đã được thiết kế sẵn, giúp bạn không phải bắt đầu từ đầu.

Cách tạo danh sách nhiệm vụ (To-do list)

Notion cho phép bạn dễ dàng tạo danh sách công việc bằng khối To-do list. Tạo trang mới, sau đó chọn khối "To-do list" để thêm các nhiệm vụ cần làm. Mỗi khi hoàn thành một nhiệm vụ, bạn chỉ cần tick vào ô bên cạnh.

Ngoài ra, bạn có thể:

• Thêm nhiều danh sách phụ trong một nhiệm vụ chính

• Chia sẻ danh sách cho nhóm cùng thực hiện

• Gán quyền chỉnh sửa để mọi người cập nhật nội dung

Notion cũng có sẵn các mẫu quản lý công việc như “Task List”, “Weekly Agenda”, bạn chỉ cần sao chép và tuỳ chỉnh theo nhu cầu.

Hướng dẫn sử dụng Notion Wiki để lưu trữ thông tin

Notion Wiki là giải pháp lưu trữ thông tin có cấu trúc dành cho cá nhân hoặc tổ chức. Bạn có thể tạo một Wiki riêng hoặc dùng mẫu có sẵn. Nếu không thấy mẫu phù hợp trong phần mặc định, bạn chỉ cần gõ “wiki” ở thanh tìm kiếm để truy cập thêm các template được cộng đồng chia sẻ.

Những trang Wiki này có thể bao gồm:

• Tài liệu hướng dẫn

• Quy trình làm việc nhóm

• Câu hỏi thường gặp

• Tổng hợp kiến thức theo chủ đề

Mỗi người có thể cùng chỉnh sửa, góp ý và cập nhật nội dung, biến Notion trở thành trung tâm thông tin chung cho cả nhóm.

Chia sẻ trang (Page) Notion với người khác

Không chỉ là công cụ cá nhân, Notion còn cực kỳ mạnh mẽ khi dùng trong nhóm. Bạn có thể chia sẻ một Page cho bạn bè, nhóm học tập hoặc đồng nghiệp. Chỉ cần chọn nút “Share” ở góc trên cùng, bật chế độ “Share to web” và chọn quyền chia sẻ: cho phép chỉnh sửa, nhận xét hoặc chỉ đọc. Bạn cũng có thể cấp quyền nhân bản (Duplicate as template) nếu muốn người khác sử dụng trang của bạn như một template mẫu. Notion còn cho phép xuất bản page để hiển thị trên kết quả tìm kiếm (chỉ với tài khoản Pro).

Một số tính năng hữu ích khác của Notion

Không chỉ dừng lại ở quản lý công việc, Notion còn hỗ trợ tạo kế hoạch tài chính, quản lý ngân sách, lập kế hoạch du lịch, ghi chú ý tưởng,... Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn video, nhúng Google Calendar, Google Docs hay đồng bộ với các nền tảng khác như Slack, GitHub,... Phiên bản Pro sẽ mở thêm nhiều tính năng nâng cao như giới hạn lưu trữ lớn, cộng tác không giới hạn và hỗ trợ index nội dung trên công cụ tìm kiếm.

Kết luận

Notion là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn ghi chú, quản lý công việc, học tập và sáng tạo theo cách của riêng mình. Với giao diện trực quan, khả năng tùy biến linh hoạt, kho template miễn phí phong phú và chức năng chia sẻ đa dạng, Notion hoàn toàn xứng đáng trở thành “trợ lý kỹ thuật số” không thể thiếu của bạn. Hãy bắt đầu từ những thao tác đơn giản, thử dùng vài template mẫu, và dần dần bạn sẽ thấy việc lập kế hoạch, học tập và làm việc trở nên thú vị và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Để tận dụng tối đa các tính năng của app này cho việc quản lý công việc, sáng tạo nội dung, người dùng cần một chiếc laptop mạnh mẽ, linh hoạt. Tại Phúc Anh, bạn sẽ tìm thấy những mẫu laptop hiện đại với cấu hình vượt trội, giúp bạn sử dụng Notion mượt mà, hiệu quả hơn trong mọi công việc hàng ngày.

Xem thêm: Quản lý công việc hiệu quả cùng Outlook trong Microsoft 365