Hướng dẫn khắc phục file Excel bị lỗi 100% thành công

Bạn đã bao giờ mở một file Excel quan trọng nhưng chỉ thấy màn hình trắng xoá hoặc thông báo lỗi khiến không thể truy cập? Đây là tình huống khá phổ biến, gây lo lắng vì nguy cơ mất dữ liệu. Tin vui là có nhiều cách đơn giản để sửa file Excel bị lỗi và khôi phục dữ liệu nhanh chóng. Trong bài viết này, Phúc Anh sẽ hướng dẫn bạn từng bước chi tiết để xử lý đơn giản.

Nguyên nhân khiến file Excel bị lỗi?

File Excel có thể gặp sự cố do nhiều lý do, phổ biến nhất là:

• File bị hỏng trong quá trình lưu (mất điện, tắt máy đột ngột).

• Virus hoặc phần mềm độc hại làm hỏng dữ liệu.

• File Excel có dung lượng quá lớn, chứa nhiều công thức phức tạp.

• Phiên bản Office bị lỗi hoặc xung đột add-in.

• Người dùng vô tình xoá hoặc ghi đè file.

Việc xác định nguyên nhân giúp bạn lựa chọn cách khắc phục phù hợp nhất.

Bảng tóm tắt các cách sửa file Excel

Cách khắc phục file Excel bị lỗi 100% thành công

Thay đổi định dạng cho file Excel

Với các tệp tin ở định dạng ".xlsx" hoặc ".xls" nếu bạn mở ở bộ Office cũ hơn sẽ thường xảy ra lỗi "Excel cannot open the file 'filename.xlsx' because the file format or file extension is not valid". Để khắc phục lỗi, bạn hãy thay đổi định dạng tệp mặc định của Excel bằng cách làm theo các bước sau:

Bước 1: Tại giao diện chính của Microsoft Excel, chọn File.

Bước 2: Tại mục Info => chọn Options.

Bước 3: Tiếp theo tại mục Excel Options, nhấn vào Save. Tiếp theo tại mục Save files in this file format, bạn hãy chọn Excel Workbook. Nhấn OK để thay đổi định dạng file.

Thay đổi quyền với tập tin

Lỗi "Excel file format or file extension is not valid" thông báo bạn thiếu quyền để truy cập file. Làm theo hướng dẫn sau để khắc phục lỗi này:

Bước 1: Kích chuột phải vào file Excel và chọn Properties.

Bước 2: Chọn tab Security => chọn Edit.

Bước 3: Khi hộp thoại chỉnh quyền của tập tin xuất hiện, bạn hãy nhấn vào nút Add.

Bước 4: Trong mục Select Users or Groups, nhấn chọn Advanced.

Bước 5: Chọn mục Find Now. Danh sách tất cả người dùng và nhóm sẽ được hiển thị trong phần kết quả tìm kiếm. Chọn nhóm Everyone. Nhấn OK.

Bước 6: Bạn có thể sẽ thấy lựa chọn Everyone ở trong mục Enter the object names to select. Hãy nhấn OK một lần nữa.

Bước 7: Kích chọn Everyone trong cửa sổ chỉnh quyền và tích chọn tất cả các quyền bên dưới.

Bước 8: Chọn Apply và sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Xem thêm:

• Làm thế nào để hiển thị khi Excel bị ẩn sheet, không hiển thị?
• Tại sao file Excel bị nặng? Nguyên nhân và cách khắc phục file Excel bị nặng

Sửa cửa sổ làm việc của Excel

Nếu 2 cách trên bạn file Excel của bạn vẫn báo lỗi, bạn có thể sửa chữa bằng "Open and Repair" có sẵn trong Excel.

Bước 1: Tại giao diện chính của Excel chọn File => Open

Bước 2: Tại mục Open => Chọn tệp Excel cần sửa => Kích chọn vào nút bên cạnh nút Open

Bước 3: Từ danh sách trỏ xuống, chọn mục Open and Repair.

Bước 4: Excel sẽ yêu cầu bạn chọn sửa tệp hoặc trích xuất dữ liệu từ file đó. Nhấp vào Repair để truy xuất dữ liệu nhiều nhất có thể. 

Lưu ý: Nếu tùy chọn sửa chữa của ứng dụng Excel không thành công, hãy chọn Extract Data để khôi phục lại dữ liệu không có công thức và giá trị.

Tắt chế độ tăng tốc phần cứng

File Excel bị lỗi trắng cũng có thể do nguyên nhân phần cứng được bật chế độ tăng tốc, lúc này bạn cần vô hiệu hóa chế độ này. 

Bước 1: Vào mục File.

Bước 2: Tại mục Options => chọn Advanced.

Bước 3: Chọn mục Disable hardware graphics acceleration và nhấn OK để xác nhận. 

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tại sao file Excel mở lên bị trắng nhưng dung lượng vẫn có?

Rất có thể file đang bị ẩn Sheet hoặc đang dùng tăng tốc phần cứng khiến không hiển thị.

2. Có thể khôi phục dữ liệu nếu Excel báo lỗi định dạng không?

Có, bạn hãy dùng chức năng “Open and Repair” hoặc “Extract Data” trong Excel.

3. Excel bị lỗi do Office cũ phải làm sao?

Bạn nên cập nhật Office hoặc lưu lại file theo định dạng tương thích như .xls.

4. Làm thế nào để kiểm tra xem Sheet có bị ẩn không?

Bạn vào tab View hoặc chuột phải vào tên Sheet để kiểm tra và chọn Unhide nếu có.

5. Nếu làm đúng các bước mà vẫn lỗi thì nên làm gì?

Hãy thử mở file trên máy khác hoặc liên hệ bộ phận kỹ thuật của Phúc Anh để được hỗ trợ.

Kết luận và gợi ý 

Việc file Excel bị lỗi không phải là thảm họa nếu bạn biết cách xử lý đúng. Với 5 phương pháp trên, bạn hoàn toàn có thể khôi phục dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức.

Để làm việc với Excel ổn định và mượt mà hơn, bạn nên sử dụng laptop văn phòng mạnh mẽ hoặc PC chuyên dụng. Phúc Anh hiện cung cấp các dòng laptop Dell, Lenovo chính hãng, laptop HP chính hãng với hiệu năng cao, tối ưu cho xử lý dữ liệu và công việc văn phòng.

Theo chuyên viên content Phúc Anh