Tổng quan về máy chấm công là gì? Ưu điểm khi sử dụng máy chấm công

Vai trò của hệ thống máy chấm công rất quan trọng cho nên việc lựa chọn được sản phẩm thích hợp càng trở nên quan trọng hơn. Đâu là những thông số kỹ thuật nên quan tâm khi mua máy chấm công? Ưu nhược điểm của các loại máy chấm công trên thị trường. Bài viết sau của Phúc Anh sẽ chia sẻ để khách hàng có những kiến thức cơ bản về máy chấm công để lựa chọn máy cho phù hợp

1. Tổng quan về máy chấm công

Máy chấm công là gì?

Máy chấm công là hệ thống thiết bị quản lý ghi nhận thời gian vào ra của nhân sự. Bằng các xác thực ID của người đó thông qua các công nghệ như thẻ giấy. Thẻ từ, thẻ cảm ứng. Dấu vân tay hay nhận diện khuôn mặt. Giúp công tác chấm cống quản lý tiền lương của doanh nghiệp trở lên nhanh. Tăng hiệu quả sản xuất.

Máy chấm công có mấy loại?

Trên thị trường hiện nay máy chấm công gồm có 4 loại chính sau đây:

Máy chấm công thẻ giấy: Đây là công nghệ đời đầu sử dụng thẻ giấy và máy chấm công in mực như máy in. Xác nhận thời gian vào ra ngày công trên giấy. Tuy nhiên nó có nhiều nhược điểm như chậm, dễ sai. chấm công hộ gian lận ngày công. Chi phí lớn.

Máy chấm công thẻ từ cảm ứng: Đây là dòng công nghệ tiên tiến sau thẻ giấy, giúp doanh nghiệp chấm công nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên vẫn lộ các nhược điểm như hỏng mất thẻ, chấm công hộ được.

Máy chấm công vân tay: Dòng này là công nghệ mới hiện nay có các ưu  điểm vượt trội như chấm công nhanh. hoạt động độc lập tốt, cài đặt dễ dàng.Ngoài ra chống được các nhược điểm như quên thẻ chấm công hộ. Chi phí đầu tư rất rẻ.

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt: Công nghệ tiên tiến của khoa học công nghệ 4.0. khả năng chấm công nhanh độ chính xác cao. thuận tiện nhưng có chi phí đầu tư lớn ban đầu.

3. Nguyên lý hoạt động của máy chấm công

a) Đối với máy chấm công thông thường

Bao gồm 1 thiết bị đọc vân tay hoặc thẻ từ... kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công giúp kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên.

Với máy chấm công thẻ giấy thì không kết nối máy tính, sử dụng thẻ giấy để chấm công, phải in thẻ giấy theo từng tháng.

b) Đối với máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào

Gồm các bộ phận: đầu đọc kiểm soát ra vào, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính.

Bình thường hệ thống chốt cửa đóng. Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập (vân tay, thẻ nhớ, mật mã...). Mỗi khi ra vào khu vực được kiểm soát thì họ phải sử dụng quyền đó (quẹt thẻ, in dấu vân tay...).

Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc (truy cập không đúng...).

4. Ưu và nhược điểm của máy chấm công

a) Máy chấm công thẻ giấy

Ưu điểm:

- Chi phí ban đầu thấp, sử dụng đơn giản, không cần đến máy tính hay phần mềm

- Hiệu quả chấm công ổn định.

- Thao tác nhanh chóng.

Nhược điểm:

- Có thể chấm công giúp nhau.

- Đầu tư tiền mua giấy, thay ruy băng mực in.

- Đầu in bị mài mòn theo thời gian.

- Nhân viên luôn phải mang và bảo quản thẻ (có thể bị rách, ướt, hoặc mất thẻ...)

- Tổng hợp theo dõi thủ công, tốn thời gian.

b) Máy chấm công thẻ từ

Ưu điểm:

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng chấm công thường lớn hơn máy chấm công vân tay.

- Có thể kết hợp thẻ nhân viên và thẻ chấm công (tiết kiệm chi phí in thẻ).

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính,

Nhược điểm:

- Có thể chấm công giúp nhau.

- Đầu tư tiền mua thẻ cho từng nhân viên.

- Nhân viên có thể mất thẻ hoặc quên thẻ.

c) Máy chấm công vân tay

Ưu điểm:

- Không thể chấm công hộ nhau, không phải mua thẻ từ hay thẻ giấy

- Hạn chế tình trạng quên thẻ, mất thẻ

- Hoạt động độc lập hoặc kết nối với máy tính thông qua Lan, Internet.

- Dung lượng chấm công lớn.

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và báo cáo trên máy tính.

Nhược điểm:

- Không thích hợp với các nhà máy sản xuất hóa chất,...vì vân tay có thể bị mờ, mất vân tay.

- Chấm công lâu hơn dùng thẻ quẹt. Do đó có thể phải lắp đặt  nhiều máy nếu số lượng nhân viên đông, mật độ ra vào cao.

d) Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt

Ưu điểm:

- Không thể chấm công giúp nhau. Tính bảo mật cực cao.

- Ổn định trong quá trình chấm công.

- Kết nối Lan, Internet.

- Phân quyền quản lý.

- Tùy từng loại có thể kết hợp với các access control.

- Tổng hợp báo cáo, chấm công trên phầm mềm.

Nhược điểm:

- Chi phí ban đầu cao, chi phí bảo hành, bảo trì cao.

- Thời gian chấm công lâu hơn thẻ.

4. Các thương hiệu máy chấm công được sử dụng phổ biến ở Việt Nam

-  Ronald Jack / ZKteco ...

[Products:31879,29610,25112,33487]

2. Những thông số kỹ thuật nên quan tâm khi mua máy chấm công

Thông số kỹ thuật của máy chấm công nên quan tâm

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ thì máy chấm công không thể thiếu bộ phận đầu đọc.

Bộ phận này rất quan trọng cho nên  không thể bỏ qua những thông tin sau.

Có nhiều loại đầu đọc chấm công khác nhau, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng và thay đối hình thức chấm công cũ. Có thể kể đến:

- Chấm công bằng vân tay: ứng dụng này được sử dụng phổ biến. Khi dùng dòng đầu đọc này thì người chấm công sẽ phải dùng trực tiếp dấu vân tay của mình để xác thực với ứng dụng. Doanh nghiệp sẽ có được nhiều lợi ích khi sử dụng máy chấm công vân tay, đặc biệt là việc bảo mật thông tin, kết quả chấm công chính xác, hạn chế chấm công hộ gian lận.

- Chấm công bằng thẻ thông minh: dùng các loại thẻ từ, thẻ cảm ứng để chấm công. Ứng dụng này thích hợp trong các công ty lớn, nhiều nhân viên. Nay việc kiểm soát nhân sự trở nên đơn giản hơn.

- Chấm công trên khuôn mặt: những mặt hạn chế về mức độ bảo mật thông tin, môi trường được đẩy lùi. Ứng dụng này có tính hiện đại và bảo mật cao nhất.

Lựa chọn thông số kỹ thuật cho đầu đọc chấm công là tiêu chí quan trọng vì người dùng sẽ dùng chúng để so sánh và xác định xem chúng có phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình hay không.

Các thông số cơ bản khách hàng nên quan tâm khi mua máy chấm công

- Kiểu chấm công: vân tay/ thẻ từ/ thẻ giấy/ khuôn mặt.

- Khả năng quản lý (bao nhiêu vân tay, bao nhiêu thẻ, bao nhiêu khuôn mặt) và dung lượng bộ nhớ (lưu trữ được bao nhiêu bản ghi).

- Mật độ người sử dụng: do thời gian chấm công luôn bị hạn chế, chẳng hạn khoảng 15’ trước giờ bắt đầu làm việc. Trong khoảng thời gian này, nếu chấm bằng vân tay thì 1 máy chấm được 150 người (tốc độ 6s/ người), nếu chấm bẳng thẻ thì được 450 người (2s/người).

- Kết nối với máy tính qua cổng RS232/USB/COM. Lấy dữ liệu thông qua máy tính.

- Nguồn điện máy chấm công và khả năng lưu trữ khi xảy ra mất điện.

- Tốc độ nhận diện vân tay, khuôn mặt,... (thường từ 0.5 - 3s).

- Xuất xứ máy chấm công.

Mô hình kết nối máy chấm công

- Mô hình kết nối máy chấm công qua mạng LAN:

 - Mô hình kết nối máy chấm công với hệ thống kiểm soát ra vào

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các địa điểm khác nhau, thì mỗi chi nhánh phải đặt ít nhất 1 máy chấm công có kết nối internet. Bạn sẽ phải cấu hình router mạng để có thể kết nối từ xa vào máy chấm công đó. Máy tính có cài đặt phần mềm chấm công ở địa điểm bất kỳ có kết nối internet và tải dữ liệu chấm công từ các máy chấm công ở các chi nhánh đó.

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về các sản phẩm máy chấm công đang có mặt trên thị trường. Hi vọng bài viết này đã giúp ích cho quý doanh nghiệp bạn trong việc chọn mua máy chấm công hiệu quả chất lượng. Chúc bạn thành công!