Hướng dẫn cài đặt lịch gửi Gmail và Outlook trên điện thoại và máy tính

Trong thời đại làm việc trực tuyến, việc hẹn giờ gửi email tự động giúp bạn quản lý công việc chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian hơn. Dù đang sử dụng Gmail hay Outlook, bạn đều có thể thiết lập lịch gửi email chỉ trong vài bước đơn giản. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện nhanh chóng trên máy tính và điện thoại. 

Tại sao cần hẹn giờ gửi email?

Trong môi trường làm việc hiện đại, email không chỉ là phương tiện liên lạc, mà còn là công cụ thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng quản lý thời gian của bạn. Tính năng hẹn giờ gửi email (Schedule Send) trong Gmail và Outlook mang lại nhiều lợi ích thiết thực mà không phải ai cũng tận dụng đúng cách:

• Chủ động thời gian: Bạn có thể soạn email bất cứ lúc nào (thậm chí giữa đêm) và hẹn giờ gửi vào thời điểm phù hợp nhất.
• Giữ hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác: Hẹn giờ giúp email của bạn đến đúng lúc, thể hiện sự chỉn chu và tôn trọng người nhận.
• Tăng hiệu quả công việc nhóm và chiến dịch marketing: Với các doanh nghiệp hoặc đội nhóm, việc lên lịch gửi hàng loạt email giúp đồng bộ tiến độ, tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi dùng Outlook hoặc Gmail doanh nghiệp.
• Làm việc linh hoạt hơn trên mọi thiết bị: Bạn có thể hẹn giờ gửi email ngay trên điện thoại thông minh, laptop sinh viên, hay thiết bị văn phòng của mình.
• Giảm rủi ro sai sót: Giúp bạn có thêm thời gian kiểm tra lại nội dung, tệp đính kèm hoặc tiêu đề trước khi thư thực sự được gửi đi.

Cách hẹn giờ gửi email trên máy tính

Nếu bạn thường xuyên làm việc qua Gmail trên máy tính, tính năng lên lịch gửi email tự động sẽ giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp và tối ưu hóa thời gian làm việc. Thay vì phải canh giờ gửi từng email, bạn chỉ cần lên lịch một lần, Gmail sẽ tự động gửi đúng giờ bạn chọn, ngay cả khi bạn đã tắt trình duyệt.

Bước 1: Truy cập Gmail và đăng nhập tài khoản.

Bước 2: Nhấn Soạn thư (Compose) và nhập email người nhận.

Bước 3: Bên cạnh nút Gửi (Send), nhấn vào mũi tên nhỏ ▼ → chọn “Lên lịch gửi” (Schedule send).

Bước 4: Chọn thời gian phù hợp hoặc nhập thủ công ngày, giờ bạn muốn.

Cách hẹn giờ gửi email trên điện thoại

Ngoài giao diện trên máy tính, bạn cũng có thể thiết lập email và lịch gửi nhanh chóng. Với tính năng lên lịch gửi email (Schedule Send), Gmail trên điện thoại giúp bạn làm điều đó cực kỳ dễ dàng, dù đang ở bất cứ đâu.

Bước 1: Mở ứng dụng Gmail trên điện thoại Android hoặc iPhone. 

Bước 2: Nhấn Soạn thư (Compose) và nhập người nhận, tiêu đề cùng nội dung.

Bước 3: Ở góc trên bên phải, chọn biểu tượng ba chấm → nhấn “Lên lịch gửi” (Schedule send).

Bước 4: Chọn khung giờ được gợi ý hoặc tự đặt ngày giờ cụ thể.

Xác nhận để hoàn tất.

Cách chỉnh sửa email đã lên lịch gửi

Trong trường hợp cần điều chỉnh nội dung email sau khi đã cài thời gian gửi email tự động. Đừng lo Gmail cho phép bạn chỉnh sửa hoặc hủy lịch gửi chỉ trong vài giây, giúp bạn linh hoạt kiểm soát mọi email quan trọng. Cách thực hiện:

Bước 1: Mở Gmail trên máy tính hoặc điện thoại.

Bước 2: Trong thanh menu bên trái, chọn mục “Đã lên lịch gửi” (Scheduled).

Bước 3: Chọn email bạn muốn chỉnh sửa.

Bước 4: Nhấn “Hủy gửi” (Cancel send) để gỡ lịch hẹn.

Bước 5: Email sẽ tự động quay lại thư mục Nháp (Drafts).

Bước 6: Giờ đây, bạn có thể chỉnh sửa nội dung, thêm file hoặc thay đổi người nhận, sau đó lên lịch gửi lại như ban đầu.

Lưu ý:

• Khi bạn hủy lịch gửi, Gmail không tự động gửi lại, bạn phải đặt lại thời gian gửi mới.
• Tính năng này hoạt động ổn định trên mọi thiết bị, từ laptop văn phòng giá rẻ, máy tính để bàn HP, đến laptop Dell mỏng nhẹ.

Cài đặt gửi email tự động trên Outlook

Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook cho công việc hoặc học tập, chắc chắn không thể bỏ qua tính năng gửi email tự động theo lịch.Tương tự như Gmail, thiết lập và cài đặt lịch gửi email trên Outlook được thực hiện tương tự trên PC và điện thoại di động. Sau khi được lên lịch, email sẽ được lưu trong mục thư nháp cho đến thời gian gửi bạn đã cài đặt. Để hẹn giờ gửi Email trong Outlook app, hãy tham khảo các bước sau:

Bước 1: Mở Microsoft Outlook → nhấn New Email để tạo thư mới.

Bước 2: Soạn nội dung email, nhập người nhận và tiêu đề như thông thường.

Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn Options → Delay Delivery (Trì hoãn gửi).

Bước 4: Trong phần Delivery options, tích chọn “Do not deliver before” (Không gửi trước) → chọn ngày và giờ mong muốn.

Bước 5: Nhấn Close → Send để lưu thiết lập.

Lúc này, email của bạn sẽ được Outlook tự động gửi đúng thời điểm đã cài, ngay cả khi bạn không mở ứng dụng.

Kết luận

Từ nay, bạn có thể chủ động quản lý thời gian gửi email, tránh quên lịch, tối ưu hiệu suất công việc và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mọi hoàn cảnh. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay để thấy sự khác biệt rõ rệt trong cách bạn giao tiếp và làm việc qua email!  

FAQ

1. Tôi có thể đặt lịch gửi email tự động trên Outlook như thế nào?

Bạn chỉ cần soạn email → chọn Options > Delay Delivery → tick Do not deliver before và đặt thời gian mong muốn.

2. Tôi có thể chỉnh sửa email đã hẹn giờ không?

Có. Vào Outbox, mở email cần sửa, chỉnh nội dung hoặc thời gian rồi lưu lại.

3. Outlook có gửi được email khi máy tắt không?

Không. Máy cần bật và Outlook phải mở để email được gửi đúng lịch.

4. Tôi muốn gửi email định kỳ hằng tuần thì sao?

Bạn nên dùng Outlook Rules + VBA script hoặc Power Automate để tự động hóa lịch gửi định kỳ.

5. Outlook bản di động có hẹn giờ gửi được không?

Hiện tính năng này chỉ khả dụng trên Outlook desktop và web, bản mobile chưa hỗ trợ.