Cách tạo template Word dễ dàng ai cũng làm được

Tạo template trong Word giúp chuẩn hóa tài liệu và tăng hiệu quả công việc đáng kể. Ở bài viết này Phúc Anh sẽ dẫn bạn đi khám phá cách thiết kế template hoàn hảo với các mẹo hay dễ dàng áp dụng.

Template trong Word là gì?

Tạo template trong Word là quá trình thiết kế các mẫu tài liệu có sẵn định dạng, layout và nội dung cơ bản. Template giúp người dùng tạo ra những tài liệu mới có cùng cấu trúc và phong cách mà không cần thiết kế lại từ đầu. Đây là công cụ mạnh mẽ để chuẩn hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Lợi ích của việc tạo template

Tạo template trong Word mang lại nhiều lợi ích vượt trội như tiết kiệm thời gian soạn thảo, đảm bảo tính nhất quán về định dạng và tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức. Template cũng giúp giảm thiểu sai sót và chuẩn hóa quy trình văn bản trong doanh nghiệp.

Khi có template sẵn có, nhân viên không cần mất thời gian thiết kế layout hay lo lắng về định dạng, từ đó tập trung hoàn toàn vào nội dung chính của tài liệu.

Các loại template phổ biến

Template văn bản công việc

Tạo template trong Word cho các loại văn bản công việc như báo cáo, đề xuất, hợp đồng và thư công văn. Những template này thường có header logo công ty, thông tin liên lạc và cấu trúc nội dung chuẩn.

Template marketing và truyền thông

Template cho brochure, flyer, newsletter và tài liệu marketing giúp duy trì thống nhất thương hiệu. Các template này chú trọng vào yếu tố visual và layout hấp dẫn.

Template giáo dục và học thuật

Template cho luận văn, báo cáo nghiên cứu, giáo án có cấu trúc nghiêm túc với citation style và format chuẩn học thuật.

Cách tạo template cơ bản

Bước 1: Mở tài liệu Word 

Bước 2: Tại thanh Ribon chọn File > chọn New. Tại đay có rất nhiều Template sẵn cho bạn lựa chọn.

Bước 3: Chọn Template bạn ưng rồi ấn Create

Bước 4: Vào chỉnh sửa Template đó theo nhu cầu của bạn

Chỉnh sửa tài liệu, bao gồm định dạng văn bản, thêm hình ảnh, bảng, hoặc bất kỳ yếu tố nào bạn muốn có trong mẫu.

Bước 5: Lưu dưới dạng mẫu vào menu File (Tệp) và chọn Save As (Lưu dưới dạng).

Lưu và quản lý template

Lưu dưới dạng .dotx

Lưu template dưới định dạng Word Template (.dotx) để đảm bảo template hoạt động chính xác. Khi người dùng mở file .dotx, Word sẽ tự động tạo document mới dựa trên template thay vì mở trực tiếp file template.

Tổ chức thư mục template

Tạo hệ thống thư mục có tổ chức để quản lý các template khác nhau. Phân loại theo mục đích sử dụng, phòng ban hoặc loại tài liệu để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

Theo dõi Phúc Anh để biết được nhiều mẹo hay hơn bạn nhé!