Cách tạo Template Word nhanh chóng, dễ dàng cho mọi người | Phúc Anh

Trong công việc văn phòng hay học tập, việc phải định dạng văn bản từ đầu thường tốn nhiều thời gian và dễ gây lỗi. Thay vì lặp lại những thao tác nhàm chán đó, bạn có thể sử dụng template trong Word – một công cụ giúp tài liệu luôn có bố cục, font chữ và trình bày thống nhất. Tin vui là việc tạo template rất đơn giản, kể cả khi bạn chưa rành về Word. Hãy cùng Phúc Anh tìm hiểu nhé!

Template trong Word là gì?

Template (mẫu tài liệu) là những file Word được thiết kế sẵn bố cục, font chữ, màu sắc và một số nội dung cơ bản. Khi cần tạo tài liệu mới, bạn chỉ việc mở template đó và điền nội dung, thay vì phải định dạng lại từ đầu.

Ví dụ: một mẫu hợp đồng lao động, một báo cáo định kỳ, hay một đơn xin nghỉ phép – tất cả đều có thể lưu sẵn dưới dạng template để sử dụng nhiều lần.

Lợi ích của việc tạo template

Tạo template trong Word mang lại nhiều lợi ích vượt trội như tiết kiệm thời gian soạn thảo, đảm bảo tính nhất quán về định dạng và tạo ra hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức. Template cũng giúp giảm thiểu sai sót và chuẩn hóa quy trình văn bản trong doanh nghiệp.

Khi có template sẵn có, nhân viên không cần mất thời gian thiết kế layout hay lo lắng về định dạng, từ đó tập trung hoàn toàn vào nội dung chính của tài liệu.

• Tiết kiệm thời gian: không cần căn chỉnh lại từ đầu.

• Đồng nhất tài liệu: văn bản trong công ty, nhóm học tập luôn có bố cục chuẩn.

• Tăng tính chuyên nghiệp: nhìn vào là thấy chỉn chu, nhất quán.

• Giảm sai sót: hạn chế tình trạng format bị lộn xộn khi nhiều người cùng làm việc.

Các loại template phổ biến

Template văn bản công việc

Tạo template trong Word cho các loại văn bản công việc như báo cáo, đề xuất, hợp đồng và thư công văn. Những template này thường có header logo công ty, thông tin liên lạc và cấu trúc nội dung chuẩn.

Template marketing và truyền thông

Template cho brochure, flyer, newsletter và tài liệu marketing giúp duy trì thống nhất thương hiệu. Các template này chú trọng vào yếu tố visual và layout hấp dẫn.

Template giáo dục và học thuật

Template cho luận văn, báo cáo nghiên cứu, giáo án có cấu trúc nghiêm túc với citation style và format chuẩn học thuật.

Template CV cá nhân

• CV xin việc: Với template sẵn, bạn chỉ cần thay thông tin cá nhân, kinh nghiệm, kỹ năng. Bố cục chuyên nghiệp giúp hồ sơ nổi bật hơn khi gửi nhà tuyển dụng.

• Thư giới thiệu: Có sẵn khung định dạng, đảm bảo văn phong rõ ràng, trình bày gọn gàng, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng hoặc đối tác.

• Danh thiếp (Business Card): Word cũng cho phép tạo mẫu danh thiếp đơn giản, có thể chèn logo, màu thương hiệu. Dù không thay thế thiết kế chuyên nghiệp, nhưng rất tiện cho nhu cầu nhanh gọn.

Cách tạo template trong word cơ bản

Bước 1: Mở tài liệu Word 

Bước 2: Tại thanh Ribon chọn File > chọn New. Tại đay có rất nhiều Template sẵn cho bạn lựa chọn.

Bước 3: Chọn Template bạn ưng rồi ấn Create

Bước 4: Vào chỉnh sửa Template đó theo nhu cầu của bạn

Chỉnh sửa tài liệu, bao gồm định dạng văn bản, thêm hình ảnh, bảng, hoặc bất kỳ yếu tố nào bạn muốn có trong mẫu.

Bước 5: Lưu dưới dạng mẫu vào menu File (Tệp) và chọn Save As (Lưu dưới dạng).

Lưu và quản lý template

Cách lưu template Word dưới dạng .dotx

Lưu template dưới định dạng Word Template (.dotx) để đảm bảo template hoạt động chính xác. Khi người dùng mở file .dotx, Word sẽ tự động tạo document mới dựa trên template thay vì mở trực tiếp file template.

Tổ chức thư mục template

Tạo hệ thống thư mục có tổ chức để quản lý các template khác nhau. Phân loại theo mục đích sử dụng, phòng ban hoặc loại tài liệu để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

So sánh template có sẵn và template tự tạo

• Template có sẵn: Word cung cấp thư viện hàng trăm mẫu. Ưu điểm: nhanh, tiện lợi. Nhược điểm: khó đồng bộ với nhận diện thương hiệu riêng.

• Template tự tạo: Chủ động thiết kế đúng nhu cầu của công ty hoặc cá nhân. Nhược điểm: mất thời gian tạo ban đầu, nhưng dùng lâu dài lại tiết kiệm hơn nhiều.

Ứng dụng template Word trong thực tế

Template không chỉ là công cụ tiết kiệm thời gian, mà còn hỗ trợ nhiều lĩnh vực:

• Doanh nghiệp: Chuẩn hóa toàn bộ hợp đồng, báo giá, công văn.

• Giáo dục: Tạo mẫu giáo án, phiếu khảo sát, bài kiểm tra.

• Cá nhân: Viết CV nhanh chóng, chuẩn hóa portfolio.

Thậm chí, bạn có thể so sánh với Google Form hay Excel Form để chọn công cụ phù hợp. Với nhu cầu văn bản hành chính, Word template vẫn là lựa chọn số một.

FAQ – Giải đáp nhanh

Template Word khác gì file Word thường?
- Template là mẫu, khi mở sẽ tạo file mới. File .docx thì chỉnh trực tiếp.

Có chỉnh sửa template sau khi lưu được không?
- Có, chỉ cần mở file .dotx, sửa rồi lưu lại.

Template có chạy trên Mac không?
- Có, Word trên Mac vẫn hỗ trợ .dotx.

Không có Word bản quyền thì sao?
- Bạn có thể dùng Word Online miễn phí, hoặc mua Office chính hãng tại Phúc Anh để đầy đủ tính năng.

Kết luận

Việc tạo template trong Word không hề phức tạp, nhưng lợi ích mang lại rất lớn. Bạn vừa tiết kiệm thời gian, vừa giữ cho tài liệu nhất quán và chuyên nghiệp. Đây chắc chắn là một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả mà ai làm văn phòng, tối ưu công việc hành chính cá nhân với template có sẵn hay học tập đều nên biết.

Nếu bạn đang tìm một chiếc laptop chính hãng, chạy mượt Word, Excel, PowerPoint — từ laptop lenovo, máy tính xách tay hp đến các dòng laptop ai giá rẻ, laptop văn phòng mỏng nhẹ — hãy ghé Phúc Anh để chọn sản phẩm chính hãng, chất lượng và được bảo hành uy tín.