Cách scan tài liệu từ máy photocopy Canon, Rioh, Toshiba, HP mới và chi tiết nhất

Cách scan tài liệu từ máy photocopy là kỹ năng cần thiết cho cả học tập lẫn công việc, giúp bạn số hóa tài liệu giấy thành file điện tử lưu trữ lâu dài. Chỉ cần một máy photocopy chính hãng hoặc máy scan cùng vài thao tác cơ bản, bạn đã có thể chuyển đổi tài liệu nhanh chóng mà vẫn giữ nguyên độ sắc nét. Hãy cùng Phúc Anh tìm hiểu các bước thực hiện trong bài viết dưới đây nhé.

Cách scan tài liệu từ máy photocopy nhanh và chính xác

Bước 1: Chuẩn bị máy và tài liệu

Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra kết nối giữa máy photocopy và máy tính, đảm bảo cả nguồn điện và dây cáp đều hoạt động ổn định. Nếu máy của bạn hỗ trợ kết nối mạng nội bộ (LAN) hoặc Wi-Fi, hãy đảm bảo máy tính và thiết bị nằm cùng hệ thống mạng. Mặt kính scan cần được vệ sinh sạch để tránh bụi bẩn, đồng thời tài liệu nên phẳng, không bị gấp hay nhàu để hình ảnh thu được sắc nét hơn.

Với máy có khay nạp tự động (ADF), bạn chỉ cần xếp giấy theo chiều mũi tên hướng dẫn. Nếu quét từng trang, hãy đặt tài liệu úp xuống mặt kính theo vạch định vị.

Bước 2: Mở phần mềm scan và thiết lập thông số

Trên máy tính, bạn mở phần mềm scan đi kèm hoặc truy cập qua mục Devices and Printers, chọn tên máy photocopy rồi nhấp chuột phải để chọn lệnh scan.

Trong giao diện cài đặt, bạn có thể chọn:

• Độ phân giải (DPI): 200–300 dpi cho văn bản, 600 dpi cho hình ảnh hoặc tài liệu yêu cầu chi tiết cao.

• Định dạng file: PDF cho nhiều trang, JPEG hoặc TIFF cho hình ảnh.

• Chế độ màu: Màu, xám hoặc đen trắng tùy nhu cầu.

Đừng quên chọn thư mục lưu file trên máy tính hoặc USB để thuận tiện quản lý.

Bước 3: Tiến hành quét tài liệu

Khi mọi thông số đã sẵn sàng, bạn nhấn nút scan để bắt đầu. Nếu dùng ADF, máy sẽ tự động cuốn và quét toàn bộ tài liệu. Trường hợp quét thủ công, bạn cần lật giấy để quét các mặt còn lại. Trong quá trình này, bạn có thể xem trước bản quét để chỉnh sửa vùng quét hoặc thông số nếu cần.

Sau khi hoàn tất, phần mềm sẽ hiển thị bản scan. Hãy kiểm tra kỹ chất lượng hình ảnh, bố cục và màu sắc trước khi lưu.

Bước 4: Lưu và quản lý file

Đặt tên file rõ ràng để dễ tìm kiếm, ví dụ “Hop_dong_Thang8_2025.pdf”. Bạn có thể lưu trực tiếp vào thư mục dự án, USB hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, OneDrive để thuận tiện truy cập ở bất kỳ đâu. Nếu thường xuyên scan tài liệu, nên tạo một cấu trúc thư mục khoa học để quản lý hiệu quả.

Sử dụng phần mềm scan tài liệu

Ngoài tính năng có sẵn trên máy, bạn có thể dùng phần mềm để mở rộng chức năng scan.

Scan ra file PDF

• Mở phần mềm Softi Scan to PDF và chọn chuẩn máy scan trong mục Select Scanner.

• Thiết lập DPI ở mức 200 và chọn chế độ màu Color.

• Kích hoạt Show Scanner Dialog để điều chỉnh vùng quét, sau đó bấm Scan.

• Xoay tài liệu nếu cần, tiếp tục quét các trang tiếp theo.

• Nhấn Save PDF để lưu toàn bộ tài liệu dưới dạng file PDF.

Scan ra file văn bản

• Cài đặt phần mềm FreeOCR.net, mở tài liệu đã scan và lưu dưới dạng hình ảnh.

• Sử dụng tính năng OCR để nhận dạng ký tự, nội dung sẽ hiển thị ở khung văn bản bên trái.

• Lưu file text và tiếp tục xử lý các tài liệu khác nếu cần.

Các phần mềm scan trên máy tính thông dụng

Một số phần mềm hỗ trợ scan được nhiều người sử dụng gồm: PDFelement, Not Another PDF Scanner 2, Advanced Scan to PDF Free, ScanPapyrus, Free Easy Scan to PDF. Những phần mềm này giúp chỉnh sửa, ghép trang và lưu trữ tài liệu chuyên nghiệp hơn so với tính năng mặc định của máy.

Kết luận

Khi hiểu rõ cách scan tài liệu từ máy photocopy, bạn sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đồng thời tối ưu việc lưu trữ, chia sẻ tài liệu. Bạn đã thử áp dụng các bước này chưa?

Nếu đang tìm máy photocopy chính hãng hoặc máy scan giá rẻ, hãy liên hệ Phúc Anh để được tư vấn và chọn sản phẩm phù hợp nhất.

FAQ - Những câu hỏi thường gặp

Máy photocopy có thể scan trực tiếp sang USB không?

Có, nhiều máy đời mới hỗ trợ quét trực tiếp vào USB hoặc gửi qua email.

Máy scan giá rẻ có dùng bền không?

Nếu mua từ thương hiệu uy tín và sử dụng đúng cách, máy vẫn bền và cho chất lượng quét tốt.

Cần phần mềm riêng để scan không?

Một số máy có thể quét trực tiếp, nhưng phần mềm đi kèm hoặc bên thứ ba sẽ cho nhiều tùy chọn hơn về định dạng và chất lượng.