Hướng dẫn cách ngăn không cho người khác chỉnh sửa file PowerPoint của bạn

Để tránh sao chép, bảo vệ nội dung file PowerPoint thì ngay sau đây Phúc Anh sẽ hướng dẫn cách ngăn không cho người khác chỉnh sửa file PowerPoint của bạn. Hãy bắt đầu thôi nào

Ngăn không cho người khác chỉnh sửa file PowerPoint với tính năng Restrict Access

Bạn có thể sử dụng tính năng Restrict Access để bảo vệ file PowerPoint nhưng tính năng này chỉ khả dụng trong ứng dụng Microsoft 365 và được bật trong bảng điều khiển quản trị Microsoft 365.

Nếu bạn đang sử dụng các phiên bản Microsoft 365 hỗ trợ tính năng này và quản trị viên của bạn đã bật nó lên thì bạn có thể sử dụng tính năng Restrict Access bằng cách vào File > Info > Protect Presentation

Một bảng hiện ra và có các tùy chọn bảo vệ file PowerPoint bao gồm:

Read: Người dùng chỉ có quyền xem bài thuyết trình và không thể chỉnh sửa, in hoặc sao chép

Change: Người dùng có quyền xem, chỉnh sửa và lưu các thay đổi đối với file PowerPoint nhưng không có quyền in hay sao chép

Full Control: Người dùng có quyền hoàn toàn với file PowerPoint và có thể thực hiện bất kỳ điều gì với file này

Ngoài ra trong tính năng Restrict Access còn có chế độ hẹn giờ. Đến một ngày giờ cụ thể thì những người khác sẽ có quyền truy cập file PowerPoint

Đặt PowerPoint của bạn ở chế độ Read-Only hoặc Mark It as Final để bảo vệ file

Chế độ Read-Only hoặc Mark It as Final sẽ giúp bạn nhắc nhở người mở file này không nên thêm bớt nội dung hoặc chỉnh sửa. Cách thức bật chế độ này như sau

Bước 1: Truy cập vào file PowerPoint > sau đó chọn tab file > Chọn Info.

Bước 2: Các tùy chọn trong Bảng Info hiện lên > Bạn chọn vào nhóm Protect Presentation > Trong đây bạn sẽ có các lựa chọn:

- Always Open Read-Only: File mở ra sẽ trong trạng thái chỉ đọc, không chỉnh sửa được

- Mark as Final: Thông báo cho người mở file đây là phiên bản đã hoàn thiện, xin đừng tự ý chỉnh sửa

Cho dù bạn lựa chọn chế độ nào đi nữa thì những người mở file đều có thể chỉnh sửa được bằng cách chọn vào Edit Anyway 

Đặt mật khẩu bảo vệ để ngăn người khác chỉnh sửa file PowerPoint

Đặt mật khẩu có thể coi là phương thức hữu hiệu nhất để bảo vệ file PowerPoint của bạn trước những con mắt nhòm ngó. Lúc này chỉ có chủ nhân và những người biết mật khẩu mới có thể mở và chỉnh sửa file

Bước 1: Chọn File > Info > Protect Presentation

Bước 2: Tiếp theo bạn chọn vào Encrypt with Password từ menu xuất hiện.

Bước 3: Tiến hành đặt mật khẩu cho file, sau đó xác nhận lại mật khẩu ở trên

Bước 4: Và từ lúc này bất cứ ai muốn file Powerpoint này của bạn thì sẽ phải nhập mật khẩu

Lưu file PowerPoint dưới dạng định dạng khác

Nếu các cách trên người mở file có thể dễ dàng chỉnh sửa, thêm bớt nội dung thì cách thức sau đây sẽ ngăn không cho người khác chỉnh sửa file PowerPoint gần như là tuyệt đối

Bước 1: Mở file muốn bảo vệ > chọn Save As.

Bước 2: Trong tùy chọn file muốn lưu, chọn 1 trong số các tùy chọn này, thông thường mình sẽ chọn JPEG hoặc PNG.

Bước 3: Nhấn Save As, lúc này file thuyết trình của bạn đã chuyển sang file ảnh và chỉ có thể trình chiếu được thôi

Trên đây mình đã tổng hợp cho bạn các cách ngăn không cho người khác chỉnh sửa file PowerPoint rất chi tiết. Chúc các bạn thực hiện thành công và hãy tiếp tục theo dõi Phúc Anh để nhận thêm nhiều mẹo văn phòng hay ho nhé