Slack là gì? 5 Mẹo sử dụng ứng dụng nhắn tin hàng đầu nơi công sở

Xu hướng số hóa đã phần nào thay đổi các giao tiếp nội bộ tại môi trường làm việc. Nhiều công cụ và phần mềm được tạo ra nhằm đáp ứng và cải thiện nhu cầu này, Slack nổi lên như một ứng dụng nhắn tin hàng đầu nơi công sở, giúp đội ngũ làm việc cộng tác nhanh chóng, giảm thiểu email rườm rà và tập trung trao đổi trong cùng một nền tảng. Cùng Phúc Anh khám phá ứng dụng này và tìm hiểu cách sử dụng Slack hiệu quả tại nơi làm việc ngay sau đây!

Slack là gì?

Slack là một ứng dụng nhắn tin và cộng tác nhóm được thiết kế dành riêng cho môi trường doanh nghiệp. Thay vì sử dụng email truyền thống dễ bị phân tán, Slack tập trung toàn bộ trao đổi của đội ngũ vào các kênh (channels), giúp mọi thành viên nắm bắt thông tin nhanh chóng và có tổ chức.

Ứng dụng này không chỉ dừng lại ở việc nhắn tin, mà còn hỗ trợ chia sẻ tệp, gọi thoại, gọi video, và đặc biệt là tích hợp hơn hàng nghìn công cụ làm việc phổ biến như Google Drive, Trello, Zoom, Asana… Nhờ đó, Slack trở thành trung tâm giao tiếp của doanh nghiệp, nơi mọi hoạt động được kết nối trong một nền tảng duy nhất.

Ngoài ra, ứng dụng Slack hoạt động mượt mà trên nhiều thiết bị từ smartphone, máy tính để bàn cho đến laptop khoảng 13 inch hoặc 14 inch,… giúp nhân viên dễ dàng cộng tác dù đang ở văn phòng, làm việc từ xa hay di chuyển.

5 cách sử dụng Slack hiệu quả để giao tiếp tại nơi làm việc

Trong môi trường làm việc email chồng chất và tin nhắn rải rác trên nhiều ứng dụng khiến việc trao đổi trở nên rối rắm, dễ bỏ sót thông tin quan trọng. Slack giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tập trung toàn bộ giao tiếp vào một nền tảng duy nhất. Dưới đây là 5 cách sử dụng Slack hiệu quả để giúp bạn và đội ngũ làm việc thông minh, gọn gàng và tiết kiệm thời gian hơn:

Cách 1: Phân loại kênh theo dự án và sử dụng thread để tránh loãng thông tin

Trong Slack, mọi cuộc trò chuyện đều diễn ra trong kênh (channel). Nếu công ty chỉ dùng một vài kênh chung, thông tin sẽ bị chồng chéo, dễ gây nhầm lẫn. Vì vậy, bạn nên tạo kênh riêng cho từng dự án, phòng ban hoặc khách hàng.

Ngoài ra, thay vì trả lời trực tiếp trong kênh (làm loãng mạch trao đổi), bạn nên dùng thread để thảo luận theo từng tin nhắn. Cách này giúp nhóm dễ dàng tìm lại nội dung sau này mà không bị rối.

Cách 2: Tận dụng Slack Connect để giao tiếp với đối tác bên ngoài

Slack không chỉ để trao đổi nội bộ, mà còn cho phép kết nối với đối tác, khách hàng, hoặc nhà cung cấp thông qua tính năng Slack Connect. Thay vì email dài dòng, mọi trao đổi diễn ra trong một kênh chung, minh bạch và có tính bảo mật cao hơn.

Cách 3: Tích hợp công cụ làm việc hàng ngày vào Slack

Slack hỗ trợ tích hợp hơn 2.000 ứng dụng công nghệ phổ biến. Điều này biến Slack thành trung tâm làm việc hợp nhất, nơi bạn vừa có thể chat, vừa theo dõi tiến độ dự án, vừa nhận thông báo tự động.

Khi một file mới được upload lên Google Drive, Slack có thể gửi thông báo ngay trong kênh dự án. Hoặc khi một task trong Trello thay đổi trạng thái, nhóm sẽ được cập nhật ngay lập tức. Nhờ đó, mọi thành viên luôn nắm bắt tình hình mà không cần kiểm tra nhiều công cụ riêng lẻ.

Cách 4: Dùng tính năng nhắc nhở (Reminders)

Slack tích hợp sẵn /remind, một lệnh giúp bạn tạo nhắc nhở cá nhân hoặc cho cả nhóm.

Ví dụ: bạn có thể gõ /remind @team "Check báo cáo doanh số" vào 10h sáng thứ 2. Đúng thời điểm, Slackbot sẽ tự động nhắc mọi người.

Tính năng này cực kỳ hữu ích cho quản lý deadline, lên lịch họp, hoặc các công việc lặp lại hàng tuần. Nó thay thế việc ghi chú rời rạc trên lịch cá nhân, giúp nhắc việc ngay trong luồng trao đổi công việc.

Cách 5: Sử dụng Workflow Builder để tự động hóa công việc lặp lại

Workflow Builder là tính năng mạnh mẽ nhưng thường bị bỏ quên. Nó cho phép tạo quy trình tự động mà không cần kỹ năng lập trình.

Ví dụ:

• Khi một nhân viên mới tham gia Slack, Workflow Builder tự động gửi “welcome message” kèm tài liệu hướng dẫn.
• Tạo form báo cáo sự cố: thành viên chỉ cần điền vào form trên Slack, thông tin sẽ tự động chuyển đến kênh quản lý IT.
• Thu thập feedback hàng tuần: Slack sẽ tự động gửi thông điệp nhắc mọi người điền feedback vào thứ 6.

Workflow Builder giúp tiết kiệm thời gian, giảm công việc thủ công và tăng tính chuyên nghiệp cho quy trình nội bộ.

Ưu và nhược điểm của Slack tại nơi làm việc

Slack có thể giúp nhóm bạn làm việc nhanh hơn, nhưng nếu không được sử dụng một cách thông minh, ứng dụng này dễ trở nên phiền toái với hàng trăm thông báo chồng chéo gây mất tập trung. Dưới đây là những ưu và nhược điểm nổi bật của ứng dụng nhắn tin tại nơi công sở này:

Ưu điểm nổi bật của Slack

• Giao tiếp nhanh chóng và có tổ chức: Slack thay thế email nội bộ bằng kênh trao đổi (channel) theo dự án hoặc phòng ban. Điều này giúp hội thoại tập trung, dễ dàng tìm lại thông tin khi cần.
• Tích hợp đa dạng công cụ làm việc: Với hơn 2.000 ứng dụng tích hợp (Google Drive, Zoom, Trello, Jira, GitHub…), Slack trở thành trung tâm làm việc chung. Người dùng không cần chuyển đổi qua nhiều phần mềm khác nhau.
• Khả năng tìm kiếm mạnh mẽ: Chỉ cần gõ từ khóa, Slack hiển thị toàn bộ lịch sử tin nhắn, file hoặc link liên quan. Điều này tiết kiệm thời gian tra cứu, nhất là trong dự án dài hạn có nhiều dữ liệu.
• Hỗ trợ cộng tác từ xa hiệu quả: Slack hoạt động mượt trên di động, máy tính để bàn và cả laptop khoảng 13 inch hoặc 14 inch, phù hợp cho nhân viên làm việc hybrid hoặc remote.
• Tính năng tự động hóa tiện lợi: Workflow Builder, Reminders và Huddle cho phép họp thoại/audio nhanh, giúp giảm công việc thủ công, nhắc nhở deadline và tổ chức họp nhanh mà không cần thêm phần mềm ngoài.

Nhược điểm của Slack

• Chi phí cao đối với doanh nghiệp lớn: Phiên bản miễn phí bị giới hạn lịch sử tin nhắn (tối đa 90 ngày gần nhất) và dung lượng file. Các gói trả phí tính theo số lượng người dùng, nên chi phí tăng nhanh khi mở rộng đội ngũ.
• Khó quản lý với tổ chức có hệ thống kênh trao đổi lớn: Nếu không có quy chuẩn đặt tên và quản lý kênh, Slack sẽ trở thành thử thách lớn cho nhân viên khi theo dõi và cập nhật thông tin.
• Phụ thuộc vào internet: Slack hoàn toàn chạy trên nền tảng online, vì vậy trải nghiệm sẽ bị ảnh hưởng nếu đường truyền chậm hoặc gián đoạn.
• Nhân sự có thể khó làm quen: Với người mới, nhất là nhân viên chưa quen các công cụ cộng tác, Slack có thể gây cảm giác phức tạp vì có quá nhiều tính năng.

Kết Luận

Slack đã khẳng định vị thế là ứng dụng nhắn tin và cộng tác hàng đầu nơi công sở, giúp doanh nghiệp giảm bớt email rườm rà, tăng tốc độ trao đổi và tạo sự minh bạch trong công việc. Tuy nhiên, để khai thác tối đa lợi ích, doanh nghiệp cần có quy tắc sử dụng kênh, kiểm soát thông báo và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp. Nếu được triển khai đúng cách, Slack không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn trở thành trung tâm quản lý công việc và kết nối đội ngũ trong kỷ nguyên làm việc linh hoạt.

FAQ: Giải đáp nhanh về Slack

1. Slack có miễn phí không?

Có. Slack có gói miễn phí với tính năng cơ bản, nhưng để lưu trữ tin nhắn không giới hạn và mở rộng tích hợp, bạn cần dùng bản trả phí.

2. Slack có thay thế hoàn toàn email được không?

Không. Slack thay thế email nội bộ hiệu quả, nhưng email vẫn cần thiết khi giao tiếp chính thức với đối tác hoặc khách hàng.

3. Slack có phù hợp cho nhóm nhỏ hoặc sinh viên không?

Có. Slack rất hữu ích cho nhóm học tập, dự án nhỏ hoặc startup. Ngay cả khi dùng laptop sinh viên cấu hình cơ bản, Slack vẫn chạy mượt mà.

4. Slack có bảo mật an toàn không?

Slack áp dụng mã hóa dữ liệu và chính sách bảo mật nghiêm ngặt, phù hợp cho môi trường doanh nghiệp.

5. Slack khác gì so với Microsoft Teams?

Slack mạnh về trải nghiệm người dùng, linh hoạt tích hợp ứng dụng bên ngoài nhanh chóng và hiệu quả. Trong khi đó, Microsoft Teams lại phù hợp hơn với hệ sinh thái Office 365.