Cách đổi dấu phẩy thành dấu chấm trong Excel dễ thao tác nhất

Để đổi dấu phẩy (,) thành dấu chấm (.) trong Excel một cách dễ thao tác nhất, bạn có thể sử dụng các phương pháp đơn giản sau đây. Hướng dẫn này được trình bày chi tiết, rành mạch, phù hợp cho cả người mới bắt đầu, tập trung vào các cách thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, đặc biệt khi làm việc với số thập phân hoặc dữ liệu nhập từ các nguồn khác nhau.

Tại sao cần đổi dấu phẩy thành dấu chấm?

Trong Excel, dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm (.) được sử dụng làm dấu phân cách thập phân tùy thuộc vào cài đặt khu vực (Region) của hệ thống. Ví dụ:

Ở Việt Nam, định dạng số thường dùng dấu chấm (.) làm dấu phân cách hàng nghìn và dấu phẩy (,) cho thập phân (VD: 1.234,56).
Ở các nước như Mỹ, dấu chấm (.) được dùng cho thập phân và dấu phẩy (,) cho hàng nghìn (VD: 1,234.56).

Nếu dữ liệu nhập vào Excel không khớp với định dạng khu vực của máy tính, Excel có thể không nhận diện số đúng cách, dẫn đến lỗi tính toán hoặc hiển thị sai.

Dưới đây là các cách dễ thao tác nhất để đổi dấu phẩy thành dấu chấm trong Excel:

1. Thay đổi cài đặt khu vực (Region) trong Windows
Phương pháp này thay đổi định dạng số trên toàn hệ thống, giúp Excel tự động dùng dấu chấm cho số thập phân.
Bước thực hiện:

Mở Control Panel:

Nhấn Windows + R, gõ control và nhấn Enter để mở Control Panel.

Truy cập cài đặt khu vực:

Chọn Clock and Region (hoặc Region nếu hiển thị theo dạng biểu tượng).
Nhấp vào Region > tab Administrative.

Thay đổi định dạng khu vực:

Trong mục Language for non-Unicode programs, nhấp Change system locale.
Chọn một khu vực sử dụng dấu chấm cho thập phân, ví dụ: English (United States).
Nhấn OK và khởi động lại máy tính khi được yêu cầu.

Kiểm tra trong Excel:

Mở Excel, nhập một số thập phân (VD: 1234.56).
Nếu cài đặt thành công, Excel sẽ nhận dấu chấm (.) là phân cách thập phân và dấu phẩy (,) là phân cách hàng nghìn.

Lưu ý:

Phương pháp này ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống, bao gồm các ứng dụng khác.
Nếu chỉ cần thay đổi trong Excel, hãy thử các phương pháp tiếp theo.

2. Sử dụng Find and Replace (Tìm và Thay thế)
Đây là cách nhanh và dễ nhất để thay thế dấu phẩy thành dấu chấm trong dữ liệu cụ thể mà không cần thay đổi cài đặt hệ thống.
Bước thực hiện:

Mở tệp Excel:

Mở bảng tính chứa dữ liệu cần thay đổi (VD: các số như 123,45 cần đổi thành 123.45).

Chọn vùng dữ liệu:

Bôi đen các ô chứa dữ liệu cần thay đổi. Nếu muốn thay đổi toàn bộ sheet, nhấn Ctrl + A.

Mở công cụ Find and Replace:

Nhấn Ctrl + H (hoặc vào Home > Find & Select > Replace trên thanh công cụ).

Thay thế dấu phẩy bằng dấu chấm:

Trong ô Find what (Tìm kiếm), nhập dấu phẩy (,).
Trong ô Replace with (Thay thế bằng), nhập dấu chấm (.).
Nhấn Replace để thay thế từng ô hoặc Replace All để thay thế tất cả.

Kiểm tra dữ liệu:

Sau khi thay thế, đảm bảo các số được Excel nhận diện là số (không còn định dạng văn bản). Nếu số vẫn hiển thị dưới dạng văn bản (có dấu tam giác xanh ở góc ô), làm thêm bước sau:

Chọn các ô, nhấn Ctrl + 1, chọn Number hoặc General và nhấn OK.

Lưu ý:

Phương pháp này phù hợp khi bạn chỉ cần thay đổi một số lượng dữ liệu cụ thể.
Nếu dữ liệu nhập từ file CSV, hãy kiểm tra trước khi nhập (xem Cách 4).

3. Thay đổi cài đặt phân cách trong Excel
Nếu bạn không muốn thay đổi cài đặt hệ thống, bạn có thể thay đổi dấu phân cách chỉ trong Excel.
Bước thực hiện:

Mở Excel Options:

Mở Excel, nhấp vào File > Options (hoặc Excel Options ở phiên bản cũ).

Thay đổi dấu phân cách:

Trong cửa sổ Excel Options, chọn tab Advanced.
Bỏ chọn ô Use system separators (Sử dụng dấu phân cách của hệ thống).
Trong ô Decimal separator (Dấu phân cách thập phân), nhập dấu chấm (.).
Trong ô Thousands separator (Dấu phân cách hàng nghìn), nhập dấu phẩy (,).
Nhấn OK để lưu.

Kiểm tra kết quả:

Nhập một số thập phân (VD: 1234.56) để kiểm tra xem Excel có nhận dấu chấm là thập phân hay không.

Lưu ý:

Cách này chỉ áp dụng cho Excel và không ảnh hưởng đến các ứng dụng khác.
Nếu bạn chia sẻ tệp với người dùng có cài đặt khác, họ có thể thấy định dạng số khác.

4. Xử lý khi nhập dữ liệu từ file CSV
Nếu bạn nhập dữ liệu từ file CSV (thường dùng dấu phẩy làm thập phân), bạn có thể thay đổi dấu phân cách khi nhập.
Bước thực hiện:

Mở file CSV trong Excel:

Mở Excel, chọn File > Open và chọn file CSV.
Hoặc kéo thả file CSV vào Excel.

Sử dụng Text Import Wizard:

Khi mở file CSV, Excel sẽ hiển thị Text Import Wizard (hoặc chọn Data > From Text/CSV).
Trong bước 1, chọn Delimited và nhấn Next.
Trong bước 2, bỏ chọn Comma (,) và chọn Other, sau đó nhập dấu chấm (.) làm dấu phân cách.
Nhấn Next, sau đó chọn định dạng cột (thường là General) và nhấn Finish.

Kiểm tra dữ liệu:

Dữ liệu sẽ hiển thị đúng định dạng với dấu chấm làm thập phân.

Lưu ý:

Nếu file CSV vẫn hiển thị sai, mở file bằng Notepad trước, dùng Replace để đổi dấu phẩy thành dấu chấm, sau đó lưu và nhập lại vào Excel.

5. Sử dụng công thức để thay đổi dấu phẩy thành dấu chấm
Nếu bạn muốn tự động thay đổi dấu phẩy thành dấu chấm trong một cột dữ liệu, hãy sử dụng công thức.
Bước thực hiện:

Giả sử dữ liệu ở cột A (VD: A1 chứa “123,45”).
Thêm cột phụ:

Trong ô B1, nhập công thức: =SUBSTITUTE(A1,",",".")
Công thức này thay thế dấu phẩy (,) bằng dấu chấm (.).

Chuyển đổi thành số:

Sao chép cột B, dán dưới dạng giá trị (Paste as Values).
Chọn cột B, nhấn Ctrl + 1, chọn Number hoặc General để đảm bảo Excel nhận diện dữ liệu là số.

Xóa cột gốc (nếu cần):

Sau khi xác nhận dữ liệu đúng, bạn có thể xóa cột A.

Lưu ý:

Phù hợp khi xử lý số lượng lớn dữ liệu hoặc tự động hóa quy trình.
Đảm bảo sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện.

6. Mẹo và lưu ý quan trọng

Sao lưu dữ liệu: Luôn sao lưu tệp Excel trước khi thay đổi để tránh mất dữ liệu.
Kiểm tra định dạng số: Sau khi thay đổi, đảm bảo Excel nhận diện số đúng cách bằng cách thực hiện một phép tính đơn giản (VD: =A1+1). Nếu báo lỗi, số có thể đang ở định dạng văn bản.
Chia sẻ tệp: Nếu chia sẻ tệp với người dùng ở khu vực khác, hãy thông báo về định dạng số để tránh nhầm lẫn.
Cập nhật Excel: Đảm bảo Excel được cập nhật để tránh lỗi định dạng.

7. Khắc phục sự cố thường gặp

Số không được nhận diện sau khi thay thế:

Chọn cột dữ liệu, nhấn Ctrl + 1, chọn Number và đặt số chữ số thập phân mong muốn.
Hoặc sử dụng Text to Columns (Data > Text to Columns > Finish) để chuyển đổi.

Dấu phân cách không thay đổi:

Kiểm tra xem cài đặt khu vực trong Windows hoặc Excel có đang ghi đè hay không.
Đảm bảo bỏ chọn Use system separators trong Excel Options (Cách 3).

File CSV hiển thị sai:

Mở file CSV bằng Notepad trước, thay thế dấu phẩy bằng dấu chấm, sau đó nhập lại vào Excel.

8. Lợi ích của việc đổi dấu phẩy thành dấu chấm

Tính toán chính xác: Đảm bảo Excel nhận diện số đúng để thực hiện các phép tính.
Tương thích quốc tế: Phù hợp với định dạng số của các nước sử dụng dấu chấm làm thập phân.
Dễ dàng nhập/xuất dữ liệu: Tránh lỗi khi làm việc với file CSV hoặc dữ liệu từ hệ thống khác.