Hướng dẫn cách sao lưu những Email quan trọng trong Outlook trên Windows hoặc Mac

Bạn sẽ luôn có những email, thư từ quan trọng mà bạn không hề muốn nó một ngày nào đó biến mất không lý do. Bằng cách backup hộp thư đến của bạn sang định dạng tệp Outlook thì bạn có thể lưu trữ chúng dễ dàng. Trong bài viết sau đây, Phúc Anh sẽ hướng dẫn bạn cách sao lưu email trong Outlook

Cách sao lưu email bằng file Outlook trên Windows và MacOs

Nếu bạn muốn tạo bản sao lưu các email của mình để có thể dễ dàng nhập lại vào Outlook sau này, tùy chọn tốt nhất là tạo tệp PST. Thật không may, cách này không có sẵn trên phiên bản Outlook dành cho máy Mac.

Bước 1: Mở Outlook và chọn File > Open & export. Sau đó chọn Import/export.

Bước 2: Khi cửa sổ Import and Export Wizard mở ra, các bạn chọn Xuất ra file và chọn Next

Bước 3: Trong cửa sổ tiếp theo, chọn tệp dữ liệu Outlook (.pst) và chọn Next.

Bước 4: Sau đó, chọn Inbox của bạn và chọn hộp Bao gồm các thư mục con để đảm bảo bạn có tất cả các thư mục bạn đã tạo. Tùy chọn, bạn có thể chọn một thư mục cụ thể khác nếu muốn.

Bước 5: Nếu bạn muốn các email cụ thể, chẳng hạn như email từ một người gửi nhất định, trong một khung thời gian hoặc với các từ khóa cụ thể, hãy chọn Filter . Thêm tiêu chí và chọn OK .

Bước 6: Chọn Next  sau khi bạn chọn hộp thư đến, thư mục con và bộ lọc.

Bước 7: Chọn nơi lưu file. Bạn có thể sử dụng nút Duyệt để chọn vị trí hoặc nhập đường dẫn đầy đủ vào hộp ở trên cùng.

Bước 8: Sau đó, chọn một trong các tùy chọn để thay thế các bản sao, cho phép trùng lặp hoặc không xuất các bản sao. Chọn Finish .

Sau đó, bạn có thể truy cập vị trí bạn đã chọn cho tệp để mở tệp.

Cách sao lưu email bằng tệp CSV

Nếu muốn sao lưu email để có một tệp dễ đọc và có thể mở bằng Excel nếu cần, bạn có thể tạo tệp CSV. Hãy thử cách này trên các phiên bản Windows hoặc kể cả Mac của Outlook.

Bước 1: Thực hiện theo hai bước đầu tiên như trên để chọn Import/export và mở Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

Bước 2: Chọn Export sang tệp và chọn Next .

Bước 3: Lần này, chọn Comma separated values trong hộp Export sang tệp và chọn Next .

Bước 4: Chọn Inbox của bạn từ danh sách và chọn Next. 

Bước 5: Nhập vị trí và tên tệp bằng đường dẫn hoặc chọn nút Duyệt để chọn vị trí cho tệp.

Nếu bạn sử dụng nút Duyệt , hãy điều hướng đến vị trí, nhập tên tệp bạn muốn sử dụng và chọn OK 

Bước 6: Khi đã có vị trí và tên file trong hộp Save Imported File As, chọn Next.

Bước 7: Xác nhận hộp thư đến bạn đang xuất và chọn Finish.

Bạn sẽ thấy một thông báo ngắn gọn khi tệp được tạo và sau đó bạn có thể truy cập vị trí bạn đã chọn để truy cập tệp và mở tệp đó trong Excel hoặc một ứng dụng tương tự.

Sao lưu email Outlook của bạn để lưu giữ an toàn hoặc nhập lại sau chỉ mất vài phút. Và có lẽ bạn nên dành thời gian để đảm bảo rằng bạn không mất bất kỳ tin nhắn quan trọng nào.

Trên đây Phúc Anh đã hướng dẫn bạn cách sao lưu những Email quan trọng trong Outlook trên Windows hoặc Mac. Hãy theo dõi Phúc Anh Smartworld để cập nhật những thông tin công nghệ hấp dẫn nhất.