Cách đánh dấu và tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheets đơn giản

Tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheets là thủ thuật giúp bạn dễ dàng phát hiện các ô bị lặp lại trong bảng tính. Đây là tính năng quan trọng khi bạn làm việc với danh sách khách hàng, điểm số, đơn hàng hoặc dữ liệu thống kê lớn. Bài viết dưới đây của Phúc Anh sẽ hướng dẫn chi tiết cách thực hiện trên Google Sheets, giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Vì sao cần tô màu dữ liệu trùng?

Trong bảng tính có hàng trăm hay hàng nghìn ô, bạn khó có thể phát hiện dữ liệu trùng bằng mắt thường. Nhờ sử dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện), Google Sheets có thể tự động làm nổi bật dữ liệu lặp lại. Điều này giúp:

• Giảm rủi ro nhập liệu sai hoặc thừa.

• Tiết kiệm thời gian soát dữ liệu thủ công.

• Dễ dàng kiểm soát, lọc và phân tích thông tin.

Cách tô màu dữ liệu trùng trong Google Sheets

Mở công cụ Định dạng có điều kiện

Bước 1: Trên thanh menu, chọn Format > Conditional formatting để mở bảng tùy chỉnh ở bên phải.

Bước 2: Chọn phạm vi dữ liệu cần áp dụng

Bước 3: Tại phần Apply to range, nhập hoặc bôi đen dải ô cần kiểm tra.

- Nhập công thức tùy chỉnh

Trong mục Format cells if > Custom formula is, nhập:

Công thức này nghĩa là: nếu giá trị tại ô B4 xuất hiện nhiều hơn một lần trong toàn cột B thì ô đó sẽ được tô màu.

- Chọn kiểu hiển thị

Tại Formatting style, chọn màu nền hoặc màu chữ để làm nổi bật dữ liệu trùng.

Nhấn Done, Google Sheets sẽ ngay lập tức đánh dấu những ô bị trùng.

Một số công thức nâng cao trong Google Sheets

Không chỉ tô màu dữ liệu trùng, bạn còn có thể tùy biến cách hiển thị bằng các công thức khác:

Chỉ tô màu ô trùng đầu tiên

=COUNTIF($B$4:B4,B4)=1

Giữ lại màu cho lần xuất hiện đầu tiên, những giá trị trùng phía sau sẽ không được đánh dấu.

Tô màu toàn bộ dòng nếu có dữ liệu trùng

Toàn bộ dòng chứa dữ liệu trùng sẽ được làm nổi bật.

Tô màu dữ liệu duy nhất (không lặp)

Giúp nhận diện những giá trị chỉ xuất hiện một lần trong cột.

Cách tô màu dữ liệu trùng trong Excel

Với Excel, thao tác còn nhanh hơn:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu.

Bước 2: Vào Home > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values.

Bước 3: Chọn màu muốn hiển thị và nhấn OK.

Bước 4: Ngay lập tức, các ô có giá trị trùng lặp sẽ được đánh dấu.

Kết luận

Việc tô màu dữ liệu trùng trong Sheet giúp bạn tiết kiệm thời gian và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn, đặc biệt khi làm việc với bảng lớn. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tự động phát hiện và xử lý dữ liệu trùng lặp thay vì kiểm tra thủ công. Bạn đã thử áp dụng thủ thuật này cho bảng tính của mình chưa? 

Đừng quên theo dõi Phúc Anh để cập nhật thêm nhiều thủ thuật văn phòng và công nghệ hữu ích.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Tô màu dữ liệu trùng có làm thay đổi nội dung ô không?

Không. Đây chỉ là cách hiển thị bằng màu sắc, nội dung ô hoàn toàn không bị thay đổi.

2. Có thể tô màu dữ liệu trùng ở nhiều cột cùng lúc không?

Có. Bạn chỉ cần điều chỉnh vùng dữ liệu và dùng công thức COUNTIFS để kiểm tra trùng lặp trên nhiều cột.

3. Làm sao để xóa màu tô dữ liệu trùng trong Sheets hoặc Excel?

Chỉ cần vào lại phần Conditional Formatting và xóa quy tắc đã đặt.