Track change là gì? Hướng dẫn sử dụng Track change trong Excel

Track Changes là tính năng hữu ích khi nhiều người cùng làm việc trên một file hoặc khi cần theo dõi lịch sử thay đổi dữ liệu. Ở bài viết này Phúc Anh sẽ giúp bạn tìm hiểu và sử dụng Track Changes một cách hiệu quả nhất!

Track change là gì?

Track Changes là tính năng theo dõi thay đổi quan trọng trong Excel, giúp người dùng quản lý và kiểm soát mọi chỉnh sửa được thực hiện trên bảng tính. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi nhiều người cùng làm việc trên một file hoặc khi cần theo dõi lịch sử thay đổi dữ liệu.

Cách bật track changes trong Excel

Để kích hoạt tính năng Track Changes, bạn cần làm theo những bước sau để Excel sẽ tự động chuyển workbook sang chế độ share workbook để hỗ trợ việc theo dõi thay đổi.

Bước 1: Nhấn vào tab Review trên thanh công cụ > Chọn Track Changes > Chọn Highlight Changes.

Bước 2: Lúc này, hộp thoại Highlight Changes hiện lên, bạn tick vào ô Track changes while editing. This also shares your workbook và tiến hành các tuỳ chọn.

- When: Chọn thời điểm muốn theo dõi các thay đổi: Seen I last saved, All, Not yet reviewed, Since date.

- Who: Chọn người thực hiện chỉnh sửa muốn theo dõi: Everyone hoặc Everyone but Me.

- Where: Nếu chọn theo dõi trong toàn bộ trang tính thì bạn click vào ô Highlight changes on Screen. Còn nếu chỉ muốn theo dõi thay đổi trong một phần của trang tính thì bạn nhấn vào Where và chọn phạm vi ô cần theo dõi.

Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn OK để lưu lại quá trình thiết lập trên.

Các loại thay đổi được theo dõi

Excel theo dõi nhiều loại thay đổi khác nhau bao gồm việc chỉnh sửa nội dung ô, thêm hoặc xóa dữ liệu, thay đổi định dạng, và di chuyển hoặc sao chép ô. Mỗi thay đổi sẽ được đánh dấu bằng màu sắc khác nhau và hiển thị thông tin chi tiết như tên người thực hiện, thời gian thay đổi, và nội dung cũ so với nội dung mới.

Xem và quản lý thay đổi

Khi có thay đổi xảy ra, các ô được chỉnh sửa sẽ hiển thị với viền màu và góc tam giác nhỏ. Bạn có thể di chuột qua các ô này để xem thông tin chi tiết về thay đổi trong tooltip. Để xem tất cả thay đổi một cách có hệ thống, sử dụng tính năng "Accept or Reject Changes" trong menu Track Changes.

Chấp nhận hoặc từ chối thay đổi

Excel cho phép bạn xem xét từng thay đổi và quyết định chấp nhận hoặc từ chối. Khi chọn "Accept or Reject Changes", một hộp thoại sẽ hiển thị từng thay đổi một cách tuần tự, cho phép bạn xem nội dung cũ và mới, sau đó quyết định giữ lại hoặc loại bỏ thay đổi đó.

Tắt track changes

Để tắt tính năng Track Changes, bạn cần truy cập lại menu Track Changes và bỏ chọn "Highlight Changes". Tuy nhiên, trước khi tắt, hãy đảm bảo đã xem xét và xử lý tất cả các thay đổi đang được theo dõi để tránh mất thông tin quan trọng.

Track Changes là công cụ mạnh mẽ giúp quản lý phiên bản và theo dõi lịch sử chỉnh sửa trong Excel, đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc nhóm và quản lý dự án.

Theo dõi Phúc Anh để biết được nhiều mẹo hay hơn bạn nhé!